A funcionalidade de indicadores base oferece a possibilidade de criar um catálogo de metas que pode ser utilizado pelos usuários na criação dos contratos de metas.
💡Recomendamos a criação de indicadores quando a sua empresa deseja estabelecer metas que devem estar presentes em mais de um contrato, geralmente, envolvendo pessoas diferentes, e cujas medições devem ser padronizadas.
Esses indicadores globais são controlados por uma equipe ou por colaboradores específicos da empresa, nos quais o responsável ou co-responsável pelas metas "filhas" não tem a responsabilidade direta pelas medições.
Em suma, essa funcionalidade permite criar indicadores de desempenho que são compartilhados por diversos contratos, garantindo uma padronização nas medições e facilitando o acompanhamento do progresso global da organização.
A feature de importação tem como objetivo lhe ajudar a importar um grande volume desses indicadores, resultados de indicadores ou atualizações de indicadores base de uma só vez através de uma planilha de excel.
Este artigo foi dividido em 4 grandes tópicos, caso deseje ir direto ao que lhe interessa, pode clicar em uma das opções abaixo:
Boa leitura!
Tudo que você precisa configurar antes de importar
Passo 01
O primeiro passo é garantir que a feature esteja ativa para a sua empresa, bem como que o usuário administrador tenha acesso a essa funcionalidade.
Acesse o menu Configurações > Perfis. Escolha o perfil admin para ativar a funcionalidade de importação.
Na opção Estratégia > Base de indicadores, ative as opções [x] Visualiza > [x] Edita > [x] Empresa.
Ainda na mesma aba, na opção Estratégia > Edita faixas de atingimento, ative as opções [x] Visualiza > [x] Edita.
E depois em Admin > Importações, ative as opções [x] Visualiza > [x] Edita > [x] Empresa.
Por ser uma feature conectada a administração do software, ela não restringe acesso de visualização e importação apenas para Time e liderados, Liderados, Gestores ou Times acessíveis, mas se aplica para todos dados da Empresa. Portanto, escolha com critério quem terá acesso a funcionalidade dentro da empresa.
Obs: Caso sua empresa seja um grupo com várias empresas, você pode ir na aba "Grupo" e ativar a visualização de "Grupo econômico". Essa funcionalidade te permitirá, no momento da importação, visualizar e importar dados não apenas para sua empresa/entidade do grupo, mas para todas empresas que você desejar.
Passo 02
Segundo ponto que impacta diretamente na utilização da feature, está ligado as configurações de alguns campos de OKRs (que valem para contratos) nos períodos que se deseja realizar alguma importação.
Apenas para recordar, na tela de Configurações > Configurações de ciclo, você define o período (Ex: 2023) e os ciclos dos períodos (Ex: 1º tri, 2º tri) que estarão ativos para as pessoas cadastrarem seus OKRs e Contratos de metas.
Porém, além disso, em um período é possível atribuir uma série de configurações extras, como tornar visível/obrigatório ou não algum campo de resultado-chave.
As regras de visibilidade/obrigatoriedade dos campos que impactam na importação são:
Quais tipos de importação existem e como funcionam
Uma vez que esteja configurado o perfil de acesso, bem como, compreendido os impactos da visibilidade/obrigatoriedade dos campos com a importação, você pode avançar para a importação de fato.
Passo 01
O acesso a funcionalidade de importação se dá através da base de indicadores, no menu de estratégia.
Passo 02
Na tela, a feature é acessada através do botão "importar", ao lado do botão de + indicador base.
Passo 03
Ao clicar no botão de importação, você tem basicamente três opções: (1) Importar catálogo de Base de Indicadores, (2) Importar resultado mensal e (3) Sobrescrever Base de Indicadores.
É importante lembrar que só é possível criar indicadores dos tipos: maior melhor e menor melhor.
A opção (1) serve para importar, de uma só vez, um grande volume de indicadores base para sua empresa;
A opção (2) serve para atualizar, de uma só vez, o resultado individual de indicadores de um grande volume de colaboradores. Com essa opção você pode centralizar e garantir a conformidade das atualizações das metas decorrentes dos colaboradores com os critérios definidos e antecipar qualquer ponto que possa impactar em processos futuros, como renumeração variável.
A opção (3) serve para editar, de uma só vez, dados de um grande volume de indicadores base cadastrados no Elofy. É importante destacar que atualizações nos indicadores base podem ou não impactar as metas "filhas", dependendo se a forma de atualização setada nestes indicadores estiver definida como "automática" ou "manual". Caso seja "automática", toda atualização deste indicador base refletirá nas metas "filhas", do contrário não.
Independente da escolha, cada uma das três opções possui sempre planilhas modelos pré-formatadas para te ajudar no momento da importação.
1. Importar um catálogo de base de indicadores
Download exemplo de arquivo .xlsx - Essa é a planilha que traz as colunas que devem ser preenchidas para você importar a base de indicadores desejada.
Todas as colunas possuem notas com explicação e regras de obrigatoriedade ou não, lembrando que as colunas sofrem impacto direto das regras de visibilidade/obrigatoriedade dos campos definidos na tela de configuração de ciclo.
Download planilha referência de períodos - Essa planilha serve de apoio para configurar a coluna "ID Período" da planilha citada anteriormente. A planilha traz as seguintes colunas: ID Período, ID Empresa, Data Inicial, Data Final e Descrição:
Os dados da imagem são meramente ilustrativos e não correspondem com a realidade.
Download planilha referência de usuários - Essa planilha serve de apoio para configurar a coluna "ID Usuário responsável" da planilha de importação de indicadores base. A planilha trás colunas: ID Usuário, Usuário, Admissão, Demissão, Gestor, E-mail, Login, Cargo, Time, Perfil, Ativo, CPF, Id_origem e Id_empresa:
Os dados da imagem são meramente ilustrativos e não correspondem com a realidade.
Download planilha referência de empresa - Visível apenas se você tiver na permissão atribuída ao perfil, a opção de visualização de "Grupo Econômico" ativa, como explicado na primeira sessão deste artigo. Neste caso, esta planilha trás o "Id Empresa" de todas empresas do grupo e a planilha de importação de um catálogo de base de indicadores trás uma coluna extra, de "Id Empresa", que permite fazer a importação de indicadores base para várias empresas do grupo ao mesmo tempo.
2. Importar resultado mensal de indicadores
Download de lista de indicadores base .xlsx - A planilha traz todas metas derivadas dos indicadores base da empresa.
Como esta opção foi criada para facilitar a importação em massa de resultados periódicos, é importante ficar atento a periodicidade informada na coluna "Periodicidade".
Se você atribuir resultado para todos os meses do ano, mas a periodicidade do indicador estiver setada como "trimestral", o Elofy registrará todos os resultados, porém, na tela de detalhe do indicador, por exemplo, você só conseguirá visualizar o resultado a cada três meses. Se você mudar a periodicidade para mensal do detalhe do indicador, conseguirá visualizar o resultado de todos os meses atualizados.
Os dados da imagem são meramente ilustrativos e não correspondem com a realidade.
Download planilha referência de períodos - Tem a mesma função já explicada na opção de importação de base de indicadores.
Download planilha referência de usuários - Tem a mesma função já explicada na opção de importação de base de indicadores.
Download planilha referência de empresa - Tem a mesma função já explicada na opção de importação de base de indicadores.
3. Sobrescrever Base de indicadores
Download exemplo de arquivo .xlsx - A planilha traz os indicadores base cadastrados na plataforma. As colunas apresentadas, portanto, são as mesmas da opção "importar catálogo de base de indicadores".
Utilize essa opção caso deseje alterar algum campo dos indicadores base ou até imputar valores de resultados periódicos para estes indicadores base.
Fique atento, no entanto, que se nos indicadores base, a forma de atualização estiver setada como "automática", as mudanças refletirão nas metas derivadas.
Os dados da imagem são meramente ilustrativos e não correspondem com a realidade.
Download planilha referência de períodos - Tem a mesma função já explicada na opção de importação de base de indicadores.
Download planilha referência de usuários - Tem a mesma função já explicada na opção de importação de base de indicadores.
Download planilha referência de empresa - - Tem a mesma função já explicada na opção de importação de base de indicadores.
Hora da prática: realizando a importação de umas das 3 opções
Agora que você entendeu os tipos de importação e as etapas envolvidas no processo, é importante realizar a importação de fato. Independente da opção escolhida, o fluxo é sempre o mesmo: Escolha, Upload, Mapeando e Preview.
Escolha - Aqui você baixa a planilha modelo da opção desejada, insere os dados na planilha e prossegue para a próxima etapa.
Upload - Aqui você faz o upload da planilha modelo que acabou de inserir os dados que serão importados.
Mapeando - Aqui você faz o match entre as colunas que estão presentes na planilha (na esquerda) importada e os campos existentes no produto (na direita).
Se você usou a planilha modelo, o match ocorrerá automaticamente. Caso não deseje importar alguma coluna especifica, clique no "x" no nome do campo não desejado que esta informação não será considerada na importação.
Alguns campos são obrigatórios por padrão, neste caso, você não consegue avançar para a próxima etapa, sem relacioná-los com as colunas identificadas na planilha.
Preview - Aqui você pode fazer um double check se os dados importados estão batendo com as colunas corretas, bem como se os campos relacionados ou não na etapa de match estão sendo levados em consideração para a etapa de importação. Se perceber alguma inconsistência, você pode clicar em voltar e ajustar as configurações de acordo com o desejado.
Finalizando a importação de indicadores
Analisando o histórico de importação
Ao terminar a importação, você será redirecionado para a tela de histórico, onde aguardará o status da sua importação ser finalizado e ser alterado de "Em andamento" para "Concluído".
Uma nova linha será gerada, com todos dados da importação que você acabou de realizar:
Status - Se "em andamento", o Elofy ainda está processando os indicadores recém importados. Se "concluído", o processo foi finalizado;
Data - Traz a data e horário da importação;
Importando o quê? - Qual das 3 opções de importação foi realizada;
Linhas não importadas - Sempre que algum indicador não for importado, o Elofy acusará o número de linhas não importadas. Número de linhas não é exatamente o mesmo que o número de indicadores. Cada coluna que acusa problema em um indicador, gera 1 linha não importada;
Planilha - Aqui você pode baixar a planilha com apenas os indicadores que não foram importados, ajustá-los e importar novamente;
Refazer operação - Após ajustar as colunas que acusaram problema, clicando nessa opção, você pode re-importar a planilha apenas para ajustar os indicadores que não foram importados.
É importante destacar que o Elofy sempre irá importar os indicadores que estavam com os dados corretos e não importar os indicadores que estavam com dados imprecisos ou não de acordo com as regras de obrigatoriedade.
Analisando o log de erros da importação
Os logs retornam os problemas encontrados nos indicadores que estão sendo importados, de forma que o usuário possa corrigi-los.
Nome do indicador - Qual o nome do indicador não importado;
Id do indicador - Qual ID do indicador base não importado, aqui só aparece ID quando se trata de planilha de importar resultado mensal ou sobrescrever indicadores base;
Linha da planilha - Quantidade de linhas que deram erro na importação dos indicadores base. Cada linha corresponde à uma coluna do indicador;
Mensagem de erro - O que exatamente deu problema na importação, mais especificamente quais colunas acusaram problema.
Refazendo a importação de uma planilha
Após identificar os erros no log, você pode baixar a planilha com os indicadores que apresentaram erros, ajustá-los e clicar no botão de importar para refazer a operação.
Depois de reimportar os indicadores com problema, a coluna "linha não importada"
deve zerar a informação anterior e os botões para "baixar planilha" e "importar" os dados do indicador devem ficar desativados.
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