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O que são perfis de acesso?
Você já deve ter visto que todas telas do Elofy possuem um filtro que permite até três níveis de acesso: Minha visão, Meu time e Empresa.
O que define o que você enxerga quando acessa uma tela, se apenas uma das três opções ou todas, está diretamente conectado com o perfil de acesso atribuído ao cadastro do seu usuário.
O Perfil de acesso é uma funcionalidade que permite que qualquer empresa possa definir quais grupos de pessoas acessar o quê e em qual nível dentro da plataforma, sendo eles completamente customizáveis.
Como configurar perfis de acesso
Passo 1
Vá até o canto superior direito da tela e clique no ícone das Configurações (engrenagem) > Pessoas > e, em seguida, selecione Perfis.
Passo 2
Ao acessar a página dos perfis, você será direcionado a uma página que contém uma lista de todos os perfis já existentes. Vá novamente até o canto superior direito da tela e clique em + Perfil.
Passo 3
Em seguida, novos campos de preenchimento irão aparecer e você deve preenchê-los da seguinte forma:
Nome do perfil: Dê um um nome ao seu novo perfil (ex: Colaborador, Gestor, Administrador).
Status: Escolha se o novo perfil ficará ativo ou inativo. Se você selecionar ativo, o perfil já estará disponível para ser selecionado e se estiver inativo, ele não estará disponível.
Descrição: Se desejar, adicione uma descrição ao perfil, especificando sua função, papel e acessos na empresa.
Tipo profissional: O tipo profissional deve corresponder ao nível de permissão que o usuário irá ter. Por exemplo, se estou criando um perfil de administrador, o tipo profissional deverá ser "Adm Geral", se for um perfil de contribuidor, o tipo profissional deverá ser "Contribuidor" e assim por diante.
Salvar: Após preencher tudo, é só clicar em salvar!
Passo 4
Após clicar em salvar, a plataforma irá direcionar você de volta à pagina onde há todos os perfis já criados. O perfil que você acabou de criar estará lá!
Agora, você deve encontrar o perfil desejado na lista e clicar no ícone de “editar”, no final da linha.
Passo 5
Após o clique, a página de edição do perfil irá abrir e novas opções de configuração irão aparecer, onde será possível definir tudo o que aquele perfil pode visualizar e/ou editar em cada área da plataforma: Estratégia, Conversas, Feedbacks, Carreira, Pesquisas, Reports, Admin e Grupo.
OBS - Caso a sua empresa adote ao mesmo tempo OKRs e contrato de metas, a tela de configurações será apresentada com o título de "configuração de estratégia", como o caso da imagem abaixo. Para saber onde ativar as opções, leia aqui.
Entrando na tela de qualquer uma dessas áreas, você verá que existem vários itens nos quais você pode configurar duas opções: visualizar e editar.
Se você ativar apenas a opção "visualizar" significa que aquelas telas que possuem dados passíveis de serem editados, você só conseguirá visualizá-los.
Se você ativar a opção "editar", fornece a liberação para o usuário editar os campos presentes na feature em questão (permite que ele realize ações dentro da feature).
Ao ativar, automaticamente, o usuário também poderá "visualizar", por mais que você não ative a opção, visto que não é possível realizar uma edição sem visualizar os seus dados.
Passo 6
Em um segundo momento, você definirá qual o nível de acesso aos dados do grupo que o perfil que você está criando terá. Nesta opção, iremos fornecer ao usuário o nível de permissão dentro da funcionalidade (o quanto de informação ele consegue visualizar e editar).
São apresentadas as opções: Empresa, Times e Liderados, Liderados, Gestores e Times Acessíveis.
Se você não clicar em nenhuma das cinco opções, isso significa que as pessoas deste grupo só terão acesso ao nível "Minha visão" nas telas que possuem acesso.
Empresa: Esse campo dá acesso às informações de todos os usuários dentro da organização.
Time e Liderados: Terá acesso à todas as pessoas do seu time (time atrelado ao seu cadastro), bem como acesso às informações dos seus liderados diretos (colaboradores com o seu usuário como gestor no cadastro), mesmo que estejam atrelados a outros times;
Exceção: Com apenas esta permissão marcada o usuário não terá acesso às informações de usuários com o tipo cargo gestor.
Liderados: Com essa permissão o seu usuário poderá visualizar todas as informações dos seus liderados diretos (colaboradores com o seu usuário como gestor no cadastro);
Exceção: Com apenas esta permissão marcada o usuário não terá acesso às informações de usuários com o tipo cargo gestor.
Gestor: Com essa permissão o seu usuário poderá visualizar as informações de outros usuários com o tipo cargo gestor;
OBS: Esta permissão deve ser utilizada em conjunto com “time e liderados”, “liderados” ou “times acessíveis”, quando algum liderado possuir também cargo de gestor.
Times Acessíveis: Esta permissão dá acesso às informações de usuários de outros times que forem atrelados ao seu cadastro na base de dados no campo de “times acessíveis”;
Exceção: Com apenas esta permissão marcada o usuário não terá acesso às informações de usuários com o tipo cargo gestor.
Passo 7
Neste passo, vamos te explicar algumas particularidades existentes em algumas abas de features.
A) Aba Estratégia - Na aba de estratégia é importante observar os seguintes pontos:
É possível definir se o perfil que estamos editando pode alterar o responsável e/ou corresponsável dos OKRs, clicando no ícone de ferramenta (que só aparece com a opção "edita" ativada), conforme a imagem abaixo.
O ícone traz as seguintes opções:
Caso essas opções estejam habilitadas, o campo de edição de responsável e corresponsável nos OKRs estará habilitado para alterações. Você pode optar por habilitar as duas ou apenas uma delas.
Opções desabilitadas:
Opções habilitadas:
Dependendo da estratégia adotada por sua empresa, nesta aba, podem aparecer as opções OKRs e Contrato de metas. Você deve configurar ambas, caso seja necessário, tendo em vista que a criação, bem como a gestão e visualização das funcionalidades ocorrem de forma separada na plataforma:
Em Contrato de Metas, temos uma permissão a mais além de "visualiza" e "edita. Temos também a opção de "Faz check-in". Com ela, é possível dar acesso para o perfil apenar realizar o check-in e visualizar. Caso você marque a opção "Edita" todas as opções serão incluídas.
Por fim, para contrato de metas, se a sua empresa utiliza "faixas de atingimento por indicador", nas configurações de estratégia (leia mais aqui). É preciso definir quais perfis de acesso poderão configurar as faixas das metas, na tela de contrato de metas e de indicadores base.
Você pode definir apenas a visualização ou também a edição das faixas. Mas caso nenhuma esteja marcada, os usuários com o perfil em questão, não conseguirão ver a aba de score nas metas.
B) Aba Carreira - Na aba de carreira, em ciclo de revisão, existem duas opções disponíveis: empresa e business partner, conforme imagem abaixo:
Elas estão relacionadas ao acesso da tela de ciclo de revisão, em carreiras, e possui algumas questões importantes sobre elas:
Opção "empresa" - recomendada para usuários administradores, pois garante o acesso a todos os ciclos de revisão cadastrados na plataforma, bem como permite edições no campo de responsável e corresponsável do ciclo de revisão, leia mais aqui;
Opção "business partner" - permite que os usuários criem ciclos de revisão, mas tenham acesso apenas aos ciclos criados ou àqueles, em que sejam corresponsáveis. Além disso, nesta qualidade, um usuário não pode editar o campo de responsável na configuração do ciclo, leia mais aqui.
Importante - Se no perfil de um usuário for revogado a permissão de acesso, em ciclos de revisão, seja empresa ou business partner, automaticamente, o usuário perderá o acesso aos ciclos de revisão e será necessário atribuir novos responsáveis nos respectivos ciclos.
Principais perfis de acesso do Elofy
Existem 3 principais tipos de Perfis na Elofy:
Colaborador:
Este perfil no geral tem acesso apenas às suas informações pessoais.
No geral, é aplicado apenas “visualiza” e “edita” nas permissões deste perfil.
Gestor:
Este perfil pode ter mais de uma modalidade:
Gestor Imediato:
Tem acesso às suas informações e a dos seus liderados diretos (colaboradores com o seu usuário como gestor no cadastro);
Este perfil em um geral acompanha apenas as configurações de “visualiza”, “edita”, “liderados” e “gestores”;
Gestor da área:
Tem acesso às suas informações, a dos seus liderados diretos (colaboradores com o seu usuário como gestor no cadastro) e a dos liderados dos seus liderados;
Este perfil em um geral acompanha as configurações de “visualiza”, “edita”, “liderados”, “gestores” e “time e liderados” ou “times acessíveis”.
OBS: Este perfil é utilizado para dar acesso a Heads, Diretores, Gerentes Sêniores que desejam visualizar toda a estrutura que está abaixo de si.
Administrador:
Este perfil é utilizado para dar acesso completo à plataforma para um colaborador.
Este perfil acompanha as configurações de “visualiza”, “edita” e “Empresa”.
A diferença entre administrador local e geral está no nível de acesso.
Pronto!
Agora você tem tudo que precisa para criar perfis para os grupos e associá-los aos usuários cadastrados na plataforma.
Se surgir qualquer dúvida no processo, entre em contato pelo chat! :)