🙋 A configuração e edição da avaliação de desempenho está disponível para o perfil de administrador e gestor, para saber mais sobre as permissões, clique aqui.
Confira neste passo a passo como configurar uma avaliação de desempenho na tela de criação de ciclos.
Boa leitura!
Passo 01 - Acesso à tela de criação de ciclo
Na aba de menu da sua tela, clique em Carreira > Ciclo de revisão.
Passo 02 - Crie o ciclo
Clique em +Ciclo no canto superior direito da tela:
Passo 03 - Informações Básicas do Ciclo
As informações básicas são essenciais para seu ciclo. Responda como demonstrado abaixo:
1. Nome do Ciclo:
Insira um nome para o seu ciclo de avaliação de desempenho que seja facilmente lembrado e que diferencie dos outros.
2. Agrupador de ciclo:
A função do agrupador de ciclo é agrupar dois ou mais ciclos na tela onde o usuário responde a avaliação com o objetivo de facilitar a experiência dos avaliadores. O agrupador de ciclo não agrupa notas ou visualização de relatórios de performance individuais. Caso não queira agrupar ciclo, basta adicionar o nome do ciclo atual que está criando para não deixar o campo em branco.
3. Período de avaliação:
Defina qual o ano e período do ano os colaboradores serão avaliados neste ciclo de desempenho.
🚨 A escolha do trimestre de início e fim impacta na etapa de resultados, na avaliação de OKR's e iniciativas, tendo em vista que só serão considerados os objetivos e resultados-chaves que estejam dentro do período selecionado, e iniciativas que tenham data de fim/prazo dentro dos trimestres selecionados para o ciclo de avaliação de desempenho. Assim, caso você queira, por exemplo, avaliar os OKR's do ano inteiro, é preciso selecionar o trimestre início como 1º e o final como o 4º.
4. Período para avaliar:
Defina o período disponível para os avaliadores responderem as avaliações destes ciclo de desempenho.
5. Responsáveis do ciclo:
O responsável do ciclo tem relação com a permissão de acesso "empresa ou business partner" (leia mais aqui);
O responsável é o usuário que criou o ciclo de revisão. Caso ele tenha o perfil com a permissão "business partner", só terá acesso aos ciclos, em que seja responsável ou corresponsável;
Apenas um usuário administrador, com a permissão "empresa", consegue acessar todos os ciclos de revisão cadastrados na plataforma;
Só serão listados os usuários com permissão "empresa" ou "business partner";
O usuário administrador, com a permissão "empresa", é o único que pode alterar o campo de responsável, ou seja, um usuário "business partner", responsável ou corresponsável, não pode alterar este campo;
Quando o usuário administrador realiza uma mudança, o novo usuário responsável recebe uma notificação pelo sininho da Elofy;
Se um usuário responsável perde a permissão de acesso a ciclos de revisão, o usuário administrador deve entrar no ciclo, deste usuário, e adicionar um novo responsável que tenha a permissão necessária.
Corresponsável:
É adicionado pelo responsável do ciclo ou pelo usuário administrador (leia mais aqui);
O campo de corresponsável só aparece se existir, pelo menos, 01 usuário que tenha permissão de acesso "empresa" ou "business partner";
Só serão listados os usuários com permissão "empresa" ou "business partner";
Quando um usuário recebe a atribuição de corresponsável, ele é notificado no sininho da Elofy.
6. Switch de ativação:
O que significa estar ativo ou inativo?
Ativo: A avaliação de desempenho mostrará as pendências no perfil dos colaboradores quando iniciarmos o ciclo. Poderemos fazer o gerenciamento de pendências e podemos selecioná-la nos relatórios.
Inativo: A avaliação de desempenho não mostrará mais as pendências no perfil dos colaboradores, não poderemos fazer o gerenciamento das avaliações pendentes e o ciclo não aparecerá nos relatórios para ser selecionado.
7. Importar ciclo:
Aqui, você pode importar um ciclo já existente, rodado anteriormente, e aproveitar todas as configurações que desejar, mudando o que achar necessário.
Passo 04 - Etapas do Ciclo de Revisão
Após a configuração inicial do ciclo, você deve criar as Etapas.
Para criar uma etapa, basta clicar no botão azul "+criar etapa", inserir seu nome e escolher qual etapa deseja, entre:
Competências
Feedbacks
Potencial
Resultados
Valores
Algumas das etapas possuem diferentes passos de configurações. Os passos que todas essas etapas possuem em comum são "quem irá avaliar" e "permissões da fase". Confira primeiro como configurar essas fases comuns abaixo. Depois, detalharei sobre as peculiaridades de cada etapa.
📖 Se você criou um ciclo de avaliação com mais de uma etapa, você poderá criar uma n-box para te ajudar no desenvolvimento do time. Clique aqui e veja como criar a n-box da sua empresa.
4.1 Quem irá Avaliar
Aqui, você deve selecionar como vai funcionar a avaliação da determinada etapa. Para logo mais abaixo configurar as opções de pares e clientes.
Autoavalia: Cada colaborador da avaliação deverá se autoavaliar nas fases definidas;
Pares: Deverão ser escolhidos os pares para avaliar nas fases definidas. Os pares poderão ser escolhidos pelos colaboradores ou pelo RH. Essa avaliação é indicada para colaboradores de mesmo nível hierárquico;
Cliente internos: Nesta avaliação os clientes internos (colaboradores da empresa) poderão ser escolhidos pelos colaboradores ou pelo RH. É indicada para avaliação entre colaboradores de níveis hierárquicos diferentes;
Gestor avalia equipe: O colaborador receberá uma avaliação do seu gestor nas fases definidas;
Equipe avalia gestor: O colaborador avaliará o seu gestor como equipe nas fases definidas.
🚨 Ao selecionar as opções equipe avalia gestor e gestor avalia equipe. Na seleção de público terá uma opção a mais. Saiba mais aqui
4.2 Permissões da fase
Nessa área, você define permissões e avaliações para a etapa escolhida, tanto para a tela de resposta, quanto para o relatório de avaliação.
a) Relatório de performance individual
Resultados visíveis: Habilita a visualização em tabela dos resultados da fase em questão no relatório de performance pessoal;
Exibir Gráfico: Se os resultados estiverem visíveis em performance pessoal, você pode escolher se o gráfico relacionado a fase estará disponível também;
b) Tela de responder avaliação
Permitir comentários nas respostas: Habilita ou não um campo de comentários na avaliação, aqui existem duas opções:
Comentário por item avaliado - Comentário por cada item que faz parte da avaliação
Comentário por etapa da avaliação - Um comentário único por etapa inclusa na avaliação
Comentários Obrigatórios: Defina se os comentários serão ou não obrigatórios na fase em questão.
Utilizar régua por ciclo: Permite exibir a média por etapa nas tabelas de notas no relatório de performance individual de cada colaborador.
4.3 Diferenças entre as etapas
a) Etapa potencial, valores e feedback
Confira a definição de cada uma dessas etapas:
Feedback: Aplique um questionário para mensurar Feedbacks dentro da empresa. Para configurar esse tipo de avaliação, basta selecionar a opção "Feedback" no campo de etapa e criar ou selecionar o questionário desejado.
Potencial: Utilize um questionário para avaliar o potencial da pessoa. Para configurar esse tipo de avaliação, basta selecionar a opção "Potencial" no campo de etapa e criar ou selecionar o questionário desejado.
Valores: Identifique se os valores da empresa estão alinhados com as ações do colaborador.
Ao escolher as etapas acima, as configurações de etapa serão apenas as de seleção de avaliação e permissões.
📖 Veja como configurar uma etapa de valores aqui.
A seguir, confira as diferenças entre as outras etapas.
b) Etapa competências
Avalie o colaborador pelas competências contempladas pelo seu cargo ou time. Cada competência pode ainda ser dividida em comportamentos para avaliação (opcional).
Em competências, a única diferenças das etapas anteriores é que teremos a opção de "O que será avaliado" para selecionar entre avaliar competências ou avaliar comportamentos das competências.
Selecione a primeira opção, caso as competências tenham detalhes como comportamento esperado e você deseja que os colaboradores possam ter acesso durante a avaliação.
Seleciona a segunda opção, se você deseja utilizar os comportamentos cadastrados nas competências (definidos no menu de competências em configurações) para a avaliação em vez da competência em si.
📖 Veja como configurar esse tipo de avaliação aqui;
c) Etapa resultados
É a avaliação padrão, dando ainda mais foco para os resultados obtidos durante o período determinado.
A etapa de Resultados pode ser realizada de quatro maneiras: Avaliação de Objetivos e Resultados-chave (OKRs), Avaliação por Iniciativas, Avaliação por Papéis e Responsabilidades e Avaliação a partir de um questionário.
Confira as opções exclusivas para esse tipo de etapa:
📖 Veja mais detalhes sobre cada tipo de avaliação dentro da etapa de resultados aqui.
4.4 O que será avaliado?
a) Avaliar Objetivos e Resultados Chave:
Defina se, na fase de Resultados, aparecerão os objetivos e resultados chave que o colaborador participa para serem avaliados. Ao selecionar essa opção, outras opções ficarão disponíveis:
Apenas responsáveis dos resultados-chave: Essa opção é a padrão, selecionada automaticamente ao selecionarmos o item 2. Se deixarmos apenas ela marcada, apenas os responsáveis dos Resultados-chaves serão avaliados;
Responsáveis e corresponsáveis dos resultados chaves: Selecione essa opção se você deseja que, além dos responsáveis, os corresponsáveis dos Resultados-chaves também sejam avaliados;
Não avaliar resultados-chaves de objetivos estratégicos: Selecione essa opção se você não deseja incluir os objetivos do tipo estratégicos na avaliação.
b) Habilitar avaliações por papéis e responsabilidades: Defina se, na fase de Resultados, aparecerão as entregas para serem avaliadas, cadastradas em Configurações > Papéis e responsabilidades e associadas a cargos e times
c) Habilitar avaliação por iniciativas: Defina se, na fase de Resultados, aparecerão as iniciativas (atividades) para serem avaliadas. Ao selecionar essa opção, outras opções ficarão disponíveis:
Avaliar responsáveis das iniciativas: Essa opção é a padrão, selecionada automaticamente ao selecionarmos o item 4. Se deixarmos apenas ela marcada, apenas os responsáveis das iniciativas serão avaliados;
Avaliar responsáveis e corresponsáveis das iniciativas: Selecione essa opção se você deseja que, além dos responsáveis, os corresponsáveis das iniciativas também sejam avaliados;
🚨 É necessário que a data fim do prazo da iniciativa esteja contida dentro dos trimestres selecionados para o ciclo de revisão (ex: se o seu ciclo irá avaliar o segundo trimestre do ano, o prazo fim da iniciativa para avaliar precisa estar dentro dos meses de abril, maio e junho) para que elas consigam ser incluídas na Avaliação de Desempenho.
d) Habilitar avaliação por questionário
Habilitando essa função você cria ou importa seu questionário abaixo.
Passo 05 - Monte sua Régua
Aqui, defina a régua que aparecerá na avaliação de desempenho e será utilizada para o cálculo. As réguas se referem à classificação da resposta da pessoas que responderão ao ciclo:
📖 Clique aqui para saber como configurar uma régua para sua avaliação de desempenho.
5.1 Dicas para configurar a régua para Avaliação de resultados
Caso sua avaliação tenha a etapa de resultados (avaliação por KR), defina como será feito o cálculo, a partir das seguintes opções:
Nota régua - Assume para a etapa de avaliação de resultados a mesma régua geral vinculada ao ciclo;
Nota score - Na etapa de avaliação de resultados, a régua irá fixar o score automaticamente de acordo com o progresso do resultado-chave, sem que o usuário avaliador possa mudar o ponto da régua. A régua que vincula o score da régua com os percentuais de atingimento do resultado-chave é customizado por cliente e realizado direto no banco;
Sugerir score - Mesmo funcionamento da nota score. A diferença é que aqui o score sugerido automaticamente pode ser alterado pelo usuário, ao contrário da opção anterior;
Quantitativo e Qualitativo - Uma mistura de “Nota Score” e “Sugerir Score”, aqui o sistema identifica pelo “tipo score” definido no indicador (Quantitativo ou Qualitativo) qual será o modelo de avaliação específico para este indicador. Se for quantitativo, o sistema irá utilizar o modelo “Nota Score”, se for qualitativo irá ser “Sugerir Score”;
Passo 06 - Questionário
Para as etapas que permitirem a ativação de questionário e caso ativado, abaixo de régua você deverá criá-lo para cada uma das etapas ou importá-los.
a) Importar um questionário
Para pegar um questionário pronto, basta clicar em "Importar questionário" e selecionar o questionário desejado e clicar em "importar". Após isso, o questionário estará pronto e você pode alterar o que achar necessário:
b) Criar questionário
Para isso, clique em "nova questão" e escolha as perguntas que desejar:
Em nova questão, você tem a opção de perguntas:
Escolha única: respostas alternativas
Qualitativa: respostas escritas
Régua de Ciclo: utilizará a mesma configuração da régua
Escala Customizada: respostas em escalas customizadas por você
📖 Para saber mais detalhes de como criar um questionário para avaliação de desempenho, clique aqui.
Passo 07 Configuração etapa clientes internos e pares
Caso você tenha selecionado na etapa avaliação por clientes/pares essa seção ficará disponível para você e tenha ativado o primeiro switch "permitir que os avaliados possam escolher clientes/pares para avaliá-los" as seguintes opções aparecerão para você (clientes e pares seguem a mesma configuração):
a) Definir número mínimo e máximo de escolhas por usuário
Se ativou essa opção você deverá definir esse número máximo e mínimo, digitando número nos campos disponíveis.
Caso você não selecione essa opção, deverá selecionar os pares de cada avaliado na tela de Gerenciar ciclo. Recomendamos que, nesse caso, a seleção de pares seja feita antes da ativação da avaliação. Contudo, caso você ative a avaliação primeiro e escolha os pares depois, não se preocupe, um e-mail e uma notificação pelo sininho Elofy serão enviados para todos os escolhidos.
b) Gestores devem aprovar escolha de clientes/pares dos liderados
Libera a opção de gestores aprovarem, ou não, os pares selecionados por seus liderados. Após isso, defina o número mínimo e máximo de pares aos quais gestor poderá aprovar.
c) Restringir escolha de pares apenas para pessoas que são público deste ciclo
Restringir a apresentação da seleção dos pares apenas às pessoas que fazem parte do público do ciclo de desempenho.
d)Limitar a quantidade de convites que os avaliadores de pares podem receber:
Você pode limitar o número máximo de convites que os usuários podem receber para serem avaliadores, na qualidade pares, de outros usuários;
Toda vez que a pessoa receber o número máximo de convites permitidos, o nome do usuário não poderá ser clicado na tela de escolha de pares/clientes;
Sempre que um usuário for escolhido por alguém, independente da etapa de aprovação do gestor, contará -1 do total de convites;
Caso a avaliação conte com aprovação de clientes por Gestor, quando o gestor reprovar alguém, aquele usuário volta a ter um crédito e passa a se tornar disponível novamente para ser escolhido como par;
Se você alterar o número de convites, enquanto um ciclo já estiver rodando na sua empresa, isso não afetará as indicações que já ocorreram, apenas as próximas, a partir da alteração.
Passo 08 - Distribuição do público
Defina qual será a distribuição dos Gestores e da Equipe na avaliação, caso tenha avaliação de Gestor e de Time:
Distribuição da Equipe:
Gestor do time: O gestor do time faz a avaliação;
Gestor da pessoa: O gestor direto (da pessoa) faz a avaliação;
Gestor de Projeto: O gestor do projeto (POD's) faz a avaliação.
Distribuição da Equipe:
Equipe funcional: A avaliação de equipe será feita a partir do gestor do time;
Equipe do projeto: A avaliação de equipe será feita a partir do gestor do projeto (POD's);
Equipe conforme gestor imediato: A avaliação de equipe será feita a partir do gestor imediato (gestor da pessoa).
📖 Confira aqui nosso artigo sobre POD's/Squads no Elofy.
Passo 9 - Seleção de público
Aqui você pode selecionar quem poderá responder a avaliação. Acompanhe abaixo o procedimento:
a) Admissão e desligados
Primeiro, selecione a data limite dos admitidos da empresa para participar do ciclo. Depois ative ou não a inclusão de desligados, caso ative, você deve escolher um número de dias mínimo.
Você pode incluir usuários que já foram desligados da empresa, mas que por terem participado das atividades dentro do período do ciclo, merecem ser avaliados. É possível filtrar os desligados, pelo tempo em dias que trabalharam dentro do trimestre de início e fim do ciclo.
b) Seleção de público por filtro, em massa ou manualmente
Selecione o público do ciclo utilizando os filtros: usuários, cargos, tipos de cargo, times, nível profissional e gestor. Basta selecionar o filtro escolhida e a caixa de seleção com a escolha. Instantaneamente, os usuários filtrados apareceram na lista de "selecionados"
Você também pode adicionar um usuário clicando no símbolo (+)
Para adicionar todos os usuários de uma só vez, clique em:
c) Exclusão de usuário individualmente ou em massa
Para excluir um usuário basta clicar no símbolo de lixeira. Assim, o usuário automaticamente aparecerá na lista de "não selecionados"
Para excluir todos os usuários de uma vez basta clicar em:
d) Inserção manual ou automática do gestor no ciclo
Caso você tenha selecionado na etapa "Quem irá avaliar?" a opção gestor avalia equipe+equipe avalia gestor, na seleção de público aparecerá a seguinte opção:
O que isso significa? Que você pode optar por incluir os gestores que avaliarão/serão avaliados automaticamente ou, ao desmarcar essa opção, você mesmo pode selecionar manualmente pela seleção de público quais gestores farão parte das avaliações.
Passo 10 - Notificação
Indique se você deseja enviar uma notificação por e-mail para os colaboradores e quantos dias antes do término da avaliação, ela deverá ser enviada:
Passo 11 - Customização de e-mails
Aqui, você pode customizar os e-mails de forma mais precisa e detalhada utilizando diferentes etapas do processo dos ciclos de avaliação:
Abertura do ciclo;
Alteração do público;
Escolha de pares; escolha de clientes;
Aprovação de pares;
Aprovação de clientes e
Liberação de notas.
Em cada uma das etapas ou acontecimento do ciclo, você pode escolher se deseja notificar o usuário por e-mail ou na plataforma, ou ambas. Para isso, basta ligar o switch.
Passo 12 - Customização de cálculo
Depois de criadas as fases, definidos os públicos e feitas as avaliações, basta agora definir como será o cálculo da avaliação. É possível definir pesos para cada tipo de público e definir se a regra de cálculo será média ou soma, bastando mudar em Regra de Cálculo.
🚨 A regra de cálculo de SOMA só vale para Avaliações que trabalham com a etapa de competências, tendo como função dizer ao sistema considerar no cálculo da média, os pesos das categorias das competências.
Passo 13 - Visualização de resposta dos avaliadores
a) Anonimizar comentários por tipo de avaliador
Neste passo, você configura se as respostas serão anônimas ou não. Você pode escolher para qual usuários os comentários serão anônimos.
Exemplo: Anonimizando a etapa de clientes e pares, o avaliado e o seu gestor não conseguirão associar o comentário ao tipo de avaliação que ficará registrado como "avaliador anônimo", conforme imagem abaixo:
Só vale para comentários e não para notas;
Só vale para tela de resultados e não para PDF;
Você deve selecionar, pelo menos, dois tipos de avaliação para anonimizar;
O Gestor ficará sem visualizar os tipos de avaliação, exceto para os comentários deixados por ele na etapa de Gestores.
b) Ocultar dados de etapas com menos de 3 respostas:
Com essa opção, você pode ocultar as notas e os comentários para os avaliados, em etapas com menos de 03 respostas:
Válido para tela de resultados e para o PDF;
Você pode escolher apenas uma opção para ocultar: pares, equipes ou clientes;
Mesmo que oculto para o avaliado, o Gestor continua tendo acesso aos dados.
Passo 14 - Visualização de nota dos avaliados
Aqui é o onde você configura pontos finais do ciclo de desempenho. Algumas configurações seguintes vão depender da a sua configuração anterior, se selecionou pares/clientes, autoavaliação, entre outros.
a) Formato de exibição padrão da nota
Aqui, você opta por ter a exibição da nota em número (0 a 10, por exemplo) ou conceito (Muito bom ou Insuficiente, por exemplo)
b) Responder avaliação
Configurações e opções relativas às respostas da avaliação
Exibir confirmação de notas sempre que avaliador concluir uma avaliação: Habilita uma aba de confirmação de notas toda vez que uma etapa da avaliação for avançada;
Exibir painel com parciais de média durante avaliação do avaliado: Habilita a exibição de parciais ainda durante a avaliação, antes de ser totalmente concluída.
Bloquear revisão de notas após avaliação ser liberada: Caso o relatório de performance pessoal do colaborador seja liberado antes da data final do ciclo, o colaborador não poderá revisar e fazer alterações na sua avaliação.
c) Relatório de performance
As configurações abaixo se aplicam para o relatório de performance individual e PDF:
Exibir nota final do avaliado: Defina se a média final/conceito final irão aparecer para o colaborador no relatório de performance pessoal e abaixo, se irá aparecer no PDF de resultados;
Exibir visualização de conceito NBox: Defina se a posição na NBox que o avaliado ficou constará no relatório, e logo abaixo, no PDF de resultados:
Passo 15 - Finalização
Para finalizar a criação da avaliação, clique em Salvar.
📖 Após finalizar a criação, confira como iniciar a avaliação de desempenho clicando aqui.
Pronto!
Agora você já sabe como configurar e iniciar uma avaliação de desempenho dentro da sua empresa.
O que achou do artigo? Clique no emoji que melhor representa sua opinião 👇