🙋 A ativação do fluxo de aprovação de metas está disponível para administradores, para saber mais sobre os perfis clique aqui.
O workflow de aprovação do contrato de metas serve para os contrato de metas sejam enviados para aprovação dos Gestores, garantindo que o planejamento esteja alinhado com o futuro do negócio.
Ou seja, os contratos não aparecem efetivamente na plataforma, sem antes um responsável fazer aprovação.
Confira neste artigo como enviar metas para a aprovação do gestor:
Passo 01 - Acesso às configurações de estratégia
Acesse Configuração > Geral > Configurações de período:
Passo 02 - +Período
Na tela de configuração, clique no canto superior direito em + período:
Passo 03 - Configuração de período
Primeiro, preencha as informações básicas do período e ativa (opcional) as 3 escolhas:
Nome do período: Insira o nome do período para identificação na hora da criação dos OKRs e Contratos, por exemplo, ano de 2023;
Início do período: Defina o início do período (mês e ano);
Fim do período: Defina o fim do período (mês e ano);
Fechar período: Caso entenda, posteriormente, que o período com seus ciclos já se encerrou e ele não pode mais aparecer para criação dos usuários, feche-o. Lembramos que ao fechar, todos os OKRs e contratos criados dentro do período não aparecerão mais;
Inativar período: Defina se o período estará ativo ou inativo. Inativar um período irá desabilitar a visualização dos usuários sobre ele;
Bloquear metas avaliadas em ciclos de desempenho: Se o período criado faz parte de um ciclo de avaliação e as metas foram avaliadas, depois de finalizar a avaliação, você pode bloquear para que nenhuma alteração mais possa ser feitas nessas metas avaliadas, por exemplo, check-ins ou edição de dados.
Passo 04 - Configurações do ciclo
Após preenchimento anterior, crie os ciclos que fazem parte do período que podem ser, por exemplo, trimestrais ou semestrais, a depender da estratégia da sua empresa:
Nome do ciclo: Defina o nome de cada ciclo do período, por exemplo, 1º trimestre, 2º trimestre...
Data de início: Estabeleça o mês e ano que começa o ciclo dentro do período;
Data de fim: Estabeleça o mês e ano que se encerra para se iniciar um novo;
Fechar ciclo: Se você entender, posteriormente, que algum ciclo em específico não pode mais aceitar criação de novos OKRs ou Contratos, feche-o para que ele não apareça para os usuários;
Ativar ciclo: Defina se o ciclo estará ativo ou inativo. Inativar um ciclo irá desabilitar a visualização dos usuários sobre ele.
Passo 05 - Configuração dos contratos: seleção de público
Após a seção de configuração de OKRs, vá até a seção de configuração de contratos e a expanda, depois, role até seleção de público:
Essa é uma etapa opcional, onde você pode definir os usuários que devem ser responsáveis por 1 ou mais contratos nesse período. Apenas usuários selecionados aqui poderão ser responsáveis de contrato.
Assim, caso selecione a “etapa de criação de contrato” dentro do workflow, serão os usuários selecionados aqui que irão receber as notificações.
No próximo passo você confere mais detalhes sobre essa etapa.
Para selecionar o público, é muito simples. Você pode utilizar os 3 filtros disponíveis, buscando por usuário, cargo ou nível de responsabilidade:
Basta apenas selecionar na caixa em branco o que deseja:
Prontinho, feito isso, essas pessoas selecionadas serão aquelas que deverão, obrigatoriamente, criar um contrato dentro do período que você irá configurar a seguir:
Passo 06 - Workflow: etapa de criação de contratos
Ativando a opção “etapa de criação de contratos”, o público previamente selecionado irá receber uma notificação na data de início e um dia antes da data de fim, solicitando a criação do contrato. Os usuários também terão uma pendência gerada no sistema, até terem um contrato criado em seu nome.
Ou seja, aqui, você deve colocar a data de início e de fim para a criação dos contratos no espaço acima.
🚨 Para o uso correto desta funcionalidade, é necessário ter cadastrado um público para os contratos de meta anteriormente (passo 5)
Passo 07 - Workflow de aprovação
Após preenchido os pontos acima e se desejado, ativado a etapa de criação de contratos, você pode configurar a opção "workflow de aprovação de metas" preenchendo a data de início que a aprovação de metas se fará necessária e quando vai terminar:
Passo 08 - Salve as configurações
Por fim, vá no botão ao lado direito e clique em salvar.
Após isso, a empresa já estará habilitada para iniciar o workflow de aprovação de objetivos/contratos.
Seu período foi configurado e você poderá editá-lo quando precisar:
Passo 09 - Permissão de Contrato Aprovado
Após você ativar a opção de aprovar contrato de metas, você ainda poderá escolher se será possível editar ou não o contrato após aprovado.
Para configurar essa etapa, vá em configurações > pessoas > perfis:
Na tela de perfis, selecione o perfil que deseja configurar a permissão. Vá em estratégia, desça até "contrato de metas aprovado" e marque o box "edita", caso queira liberar a edição do contrato após sua aprovação.
Caso queira bloquear a edição, apenas deixe em branco. Depois, clique em salvar:
Pronto. Agora você já sabe como ativar o workflow de aprovação de contrato de metas 💡
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