Vale lembrar que o ideal é que essa reunião seja individual e personalizada para cada colaborador. Também é essencial que as 1-1s sejam regulares e agendadas com antecedência, ok? Então vamos para as dicas:

Parece uma dica óbvia, mas muitos gestores pulam essa parte. A verdade é que planejar sua 1-1 vai auxiliar a todos os envolvidos quanto a organização de suas agendas e também a se preparem para essa conversa. Isso também ajuda a diminuir a ansiedade do colaborador para esse momento, principalmente se vocês estão começando a implementar essa ferramenta.

Esses são os principais pontos que precisam ser planejados com antecedência: a data e o tempo de duração da reunião, a pauta principal e todos os pontos que precisam ser discutidos, sejam dificuldades, estratégias, o que for preciso naquele momento.

Para te ajudar, temos alguns das principais pautas usadas em uma conversa one-on-one:

A performance do colaborador é um dos temas mais abordados nessas reuniões, mas não é só de resultado que vive uma empresa, então não se esqueça de entender se aquela é a melhor hora para falar de metas, ou se há alguma outra pauta que seja prioridade. Também é importante lembrar que dados são essenciais quando o assunto é performance.

A 1-1 é o momento ideal para trazer assuntos que envolvem o plano de carreira do colaborador. Busque separar uma reunião especialmente para isso, entenda as motivações e planos da pessoa, fale das expectativas da empresa e crie um plano para que esse profissional se guie.

Outro assunto que é importante para 1-1s é o crescimento e desenvolvimento do funcionário. Aqui você pode trazer insight das avaliações de desempenho, caso sua empresa já utilize dessa ferramenta, e até criar um PDI (Plano de Desenvolvimento Individual) alinhado com suas competências, facilidades e metas da empresa.

Outro assunto que pode ser uma boa pauta é falar sobre projetos em que o colaborador está envolvido, dar feedbacks sobre o assunto, falar de possíveis melhorias e entender quais os sentimentos do profissional com o assunto.

É responsabilidade do gestor de guiar a reunião one-on-one, mas o que muitos esquecem, é que esse também é um momento para ouvir o seu colaborador. Conversas precisam ser trocas, não adianta você falar tudo o que precisa, mas deixar de ouvir o que outras pessoas têm para dizer.

Uma ótima dica, principalmente para profissionais mais tímidos e fechados, é sempre fazer perguntas abertas, perguntas que não fiquem restritas ao sim e o não. Dê sempre espaço para que o colaborador se expresse, não julgue nenhuma fala, não tire conclusões sem, de fato, entender a situação. Aqui é um ótimo espaço para colocar em prática todas as dicas de comunicação não violenta que demos.

Nenhuma one-on-one é linear, o ideal é deixar a conversa fluir e pode ser que o assunto saia um pouco do rumo. Isso acontece, mas é preciso tomar um certo cuidado, pois há diversos assuntos que podem aparecer nessa reunião e desviar o foco. O importante é focar no que realmente importa no momento, sejam questões sobre performance, desenvolvimento, relacionamentos na empresa, planejamentos, entre outros.

Ao definir a pauta da reunião, lembre-se sempre de focar no assunto escolhido. A questão não é restringir a conversa, mas os resultados só vão aparecer se você souber focar nas questões importantes.

Como sabemos a one-on-one deve ser individual e se possível, personalizada. Cada colaborador tem seu jeito, uns são mais abertos e comunicativos, outros mais fechados, alguns mais sérios, outros mais tímidos. Por isso, encontrar a melhor forma de se comunicar com cada pessoa da sua equipe vai ajudar a manter uma conversa mais fluída e eficiente para a personalidade do profissional. O importante é deixar o seu liderado confortável para falar.

Imagina a situação em que o colaborador expõe todos os seus pensamentos em relação à empresa e vocês chegam a conclusão de que os processos precisam de melhorias, mas o que deve ser feito para essas mudanças aconteçam? Quem vai fazer essas mudanças? Não adianta ficar horas conversando e ouvindo feedbacks construtivos e não tomar uma ação.

Por isso, no final de uma reunião one-on-one esteja sempre preparado para criar um plano de ação. Isso vai guiar o colaborador para os próximos passos a serem tomados, além de mostrar que você ouviu, entendeu e se importa com a conversa que tiveram.

Como você pode ver, o feedback anda de mãos dadas com a 1-1. Não, uma avaliação como essa pode ser dada em outros momentos, mas é durante essa reunião que gestores e colaboradores têm mais tempo e liberdade para dar um retorno mais detalhado do trabalho.

Dados mostram que 88% dos colaboradores realmente acreditam que avaliações contribuem para seu desenvolvimento, então não deixe de se planejar, dar e pedir feedbacks durante a conversa.