La función de importación tiene como objetivo ayudarlo a importar un gran volumen de usuarios, equipos o puestos a la vez, a través de una hoja de cálculo de Excel.

El proceso de llenado de las hojas de cálculo sigue la misma lógica de creación de usuarios, equipos o puestos en Elofy, pero con la importación ahorrarás tiempo y evitarás errores que pueden ocurrir en el proceso manual.

El primer paso es asegurarse de que la función esté activa para su empresa, así como que el usuario administrador tenga acceso a esta función.

Accede al menú Configuración > Perfiles. Elija el perfil de administrador para habilitar la funcionalidad de importación.

En la pestaña de administración, habilite las opciones de "ver y editar" para usuarios, puestos, equipos e importación de toda la empresa.

Una vez configurado el perfil de acceso, puede continuar con la importación real.

A la pantalla de importación se puede acceder en equipos, usuarios o cargos, trayendo todas las 03 opciones, por lo que, solo para ejemplificar, mostraremos el proceso a través de la pantalla de usuarios.

Acceda a Configuración > Usuarios.

En la pantalla de usuarios, haz clic en el botón importar, ubicado en el lado superior derecha.

Al hacer clic en el botón de importar, tendrás acceso a tres opciones: (1) Importar o editar usuarios, (2) Importar o editar puestos y (3) Importar o editar equipos.

Independientemente de la elección, cada una de las tres opciones siempre tiene hojas de cálculo predeterminadas para ayudarlo al importar:

Todas las hoja de cálculo tienen notas en cada columna que explican qué es obligatorio o no y cómo se debe completar, como se muestra en la imagen a continuación:

⚠️ IMPORTANTE - En el caso de la hoja de trabajo de edición del usuario, por razones de seguridad, no es posible editar el campo de inicio de sesión a través del proceso de importación. Por lo tanto, para cambiar los inicios de sesión, comuníquese con el soporte de Elofy.

⚠️ IMPORTANTE - En las columnas de fecha de admisión y demisión, en la hoja de cálculo de importación de usuarios, Excel solo acepta el formato de texto, así que sigue el paso a paso a continuación para asegurarte de que el proceso ocurra de la mejor manera:

a) Si recopila fechas de otras hojas de cálculo para pegarlas en la hoja de cálculo de importación del usuario, le recomendamos que utilice la fórmula =TEXTO(columna+línea;"mm/dd/aaaa") en una columna vacía de la hoja de cálculo de origen.

Después de aplicar la fórmula a todas las filas de fechas (admisión o demisión), copie los datos de la nueva columna y péguelos en la hoja de cálculo de importación, utilizando la función de pegar por valores, como se muestra a continuación:

b) Pero si va a insertar las fechas directamente en la hoja de cálculo de importación del usuario, verifique si el formato es en texto antes de importar:

Independientemente de la opción elegida, el flujo es siempre el mismo: Elegir, Upload, Mapear y Preview.

a) Elegir: aquí descargas la hoja de cálculo modelo de la opción deseada, inserta los datos en la hoja de cálculo y continúa con la siguiente etapa.

b) Upload: aquí cargas la hoja de cálculo que acaba de ingresar para importar los datos.

c) Mapear: aquí haces el match entre las columnas que están presentes en la hoja de cálculo importada (a la izquierda) y los campos en el producto (a la derecha).

Si usó la hoja de cálculo, el match ocurrirá automáticamente. Si no deseas importar ninguna columna específica, haz clic en la "x" en el nombre del campo no deseado y esta información no se considerará en la importación.

Algunos campos son obligatorios por estándar, en este caso, no puedes continuar con la siguiente etapa sin relacionarlos con las columnas identificadas en la hoja de trabajo.

d) Preview: aquí puede verificar dos veces si los datos importados coinciden con las columnas correctas. Si notas alguna inconsistencia, puede hacer clic en Volver y ajustar la configuración como desee.

Cuando finalice la importación, serás redirigido a la pantalla de historial, donde esperará a que finalice el status de su importación y cambie de "En progreso" a "Concluido".

Se generará una nueva línea, con todos los datos de la importación que acabas de realizar:

Es importante resaltar que Elofy siempre importará los datos que tuvieran datos correctos y no importará los que tuvieran datos inexactos o que no cumplieran con las normas obligatorias.

Los registros devuelven problemas encontrados en los datos que se están importando para que el usuario pueda corregirlos. Los siguientes campos se muestran en el registro:

Después de identificar los errores en el registro, puedes descargar la hoja de cálculo con los datos que mostraron errores, ajustarlos y hacer clic en el botón de rehacer.

Después de volver a importar los datos con problema, la columna "línea no importada" debe restablecer la información anterior y los botones para "descargar hoja de cálculo" e "importar" deben permanecer desactivados.

Cualquier pregunta, por favor póngase en contacto con nosotros, estaremos encantados de ayudar :)