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La feature de importación tiene como objetivo ayudarlo a importar un gran volumen de indicadores de referencia, resultados de indicadores o actualizaciones de referencia, todo a la vez a través de una hoja de cálculo de Excel.
Este artículo se ha dividido en 4 temas principales, si quieres ir directo a lo que te interesa, puedes hacer clic en una de las siguientes opciones:
Todo lo que necesitas configurar antes de importar
Paso 01
El primer paso es asegurarse de que la feature esté activa para su empresa, así como que el usuario administrador tenga acceso a esta función.
Accede al menú Configuraciones > Perfiles. Elija el perfil de administrador para habilitar la funcionalidad de importación.
En la opción OKR's > Base de indicadores, active las opciones [x] Visualizar > [x] Editar > [x] Empresa.
Y luego en Admin > Importaciones, active las opciones [x] Ver > [x] Editar > [x] Empresa.
Como es una función relacionada con la administración del software, no restringe el acceso para ver e importar solo Equipos y Liderados, Liderados, Gerentes o Equipos accesibles, sino que se aplica a todos los datos de la Compañía. Por lo tanto, elija con cuidado quién tendrá acceso a la funcionalidad dentro de la empresa.
NOTA: Si su empresa es un grupo con varias empresas, puede ir a la pestaña "Grupo" y activar la vista "Grupo económico". Esta funcionalidad le permitirá, en el momento de la importación, visualizar e importar datos no solo para su empresa/entidad de grupo, sino para todas las empresas que desee.
Paso 02
El segundo punto que impacta directamente en el uso de la funcionalidad está vinculado a la configuración de algunos campos del indicador en los periodos en los que se quiere realizar alguna importación.
Solo para recordar, en la pantalla Configuración > Configuración del ciclo, define el período (Ej.: 2022) y los ciclos del período (Ej.: 1er trimestre, 2do trimestre) que estarán activos para que las personas registren sus objetivos y resultados clave.
Sin embargo, además de esto, en un período es posible asignar una serie de configuraciones extra, como hacer visible/obligatorio o no algún campo de resultado clave.
Las reglas de visibilidad/obligatorio de los campos que impactan la importación son:
Periodicidad por estándar: Si asignas una periodicidad por estándar al resultado clave, significa que solo será posible importar indicadores base con la periodicidad por estándar definida. Pero si se utiliza la opción "no usar", será posible elegir la periodicidad en la configuración de la hoja de cálculo.
Otros campos: si activas el punto de partida obligatorio, objetivo mínimo, objetivo máximo, objetivo máximo 2, unidad de medida, mantenimiento y tipo de score también se vuelven obligatorios en la importación.
Para importar un resultado máximo de 2, además de que el campo esté activo, el usuario responsable debe tener en su posición la opción "límite". Compruébelo accediendo a Configuración > Posiciones > Detalles de posiciones.
Qué tipos de importación existen y cómo funcionan
Una vez configurado el perfil de acceso, así como los impactos de la visibilidad/obligación de los campos con la importación, se puede proceder con la importación propiamente dicha.
Paso 01
El acceso a la funcionalidad de importación es a través de la base de indicadores, en el menú de OKR.
Paso 02
En la pantalla, se accede a la función a través del botón "importar", junto al botón base + indicador.
Paso 03
Al hacer clic en el botón de importar, básicamente tiene tres opciones: (1) Importar catálogo de base de indicadores, (2) Importar resultado mensual y (3) Sobrescribir base de indicadores.
La opción (1) se utiliza para importar, de una sola vez, un gran volumen de indicadores base para su empresa;
La opción (2) sirve para actualizar, de una sola vez, el resultado individual de indicadores de un gran número de colaboradores. Con esta opción, puede centralizar y asegurar el cumplimiento de las actualizaciones recurrentes de KR de los colaboradores con los criterios definidos y anticipar cualquier punto que pueda impactar en procesos futuros, como la retribución variable.
La opción (3) sirve para editar, de una sola vez, datos de un gran volumen de indicadores base registrados en Elofy. Es importante resaltar que las actualizaciones a los indicadores base pueden o no impactar sus resultados clave secundarios, dependiendo si la forma de actualización establecida en estos indicadores se define como “automática” o “manual”. Si es "automática", cada actualización de este indicador base se reflejará en los resultados de la clave secundaria; de lo contrario, no.
Independientemente de la elección, cada una de las tres opciones siempre tiene hojas de cálculo modelo preformateadas para ayudarlo al importar.
1. Importar un catálogo base de indicadores
Descargar archivo de muestra .xlsx: esta es la hoja de cálculo que trae las columnas que deben completarse para importar la base de indicadores deseada.
Todas las columnas tienen notas con explicaciones y reglas obligatorias o no obligatorias, teniendo en cuenta que las columnas están directamente impactadas por las reglas de visibilidad/obligatorias de los campos definidos en la pantalla de configuración del ciclo.
Descargar planilla de referencia de periodo - Esta planilla sirve de soporte para configurar la columna "ID de Período" de la planilla mencionada anteriormente. La hoja de cálculo tiene las siguientes columnas: ID del período, ID de la empresa, Fecha de inicio, Fecha de finalización y Descripción.
NOTA: Los datos de la imagen son meramente ilustrativos y no se corresponden con la realidad.
Descargar planilla de referencia de usuario - Esta planilla sirve como soporte para configurar la columna "ID de Usuario Responsable" de la planilla de importación de indicadores base. La hoja de cálculo tiene columnas: ID de usuario, Usuario, Admisión, Demisión, Gerente, Correo electrónico, Inicio de sesión, Posición, Equipo, Perfil, Activo, Seguro Social, Id_origen e Id_empresa.
NOTA: Los datos de la imagen son meramente ilustrativos y no se corresponden con la realidad.
Descargar planilla de referencia de empresa - Visible solo si se tiene, en el permiso asignado al perfil, la opción de visualización de "Grupo Económico" activa, como se explica en la primera sección de este artículo. En este caso, esta hoja de cálculo tiene el "Id de la empresa" de todas las empresas del grupo y la hoja de cálculo para importar un catálogo base de indicadores tiene una columna adicional, "Id de la empresa", que permite importar indicadores base para varias empresas del grupo en al mismo tiempo.
2. Importar el resultado mensual de los indicadores
Descargar lista de indicadores base .xlsx - La hoja de cálculo traerá todos los resultados clave creados, a partir de indicadores base que estén registrados en la empresa.
Como esta opción se creó para facilitar la importación masiva de resultados periódicos, es importante prestar atención a la periodicidad informada en la columna "Periodicidad".
Si asigna resultados para todos los meses del año, pero la periodicidad del indicador está configurada como "trimestral", Elofy registrará todos los resultados; sin embargo, en la pantalla de detalle del indicador, por ejemplo, sólo podrás ver los resultados cada tres meses. Si cambia la periodicidad a mensual en la pantalla detallada del indicador, podrá ver los resultados de todos los meses actualizados.
NOTA: Los datos de la imagen son meramente ilustrativos y no se corresponden con la realidad.
Descargar hoja de cálculo de referencia del periodo - Tiene la misma función que la explicada en la opción de importar la base de indicadores.
Descargar hoja de cálculo de referencia del usuario - Tiene la misma función ya explicada en la opción de importar la base de indicadores.
Descargar hoja de cálculo de referencia de la empresa - Tiene la misma función que la explicada en la opción de importar una base de indicadores.
3. Sobrescribir indicadores de base
Descargar archivo .xlsx de ejemplo - La hoja de cálculo sólo mostrará los indicadores base registrados en la plataforma. Por lo tanto, las columnas mostradas son las mismas que en la opción "importar catálogo de indicadores base".
Utilice esta opción si desea cambiar algún campo de los indicadores base o incluso imputar valores de resultados periódicos a estos indicadores base.
Tenga en cuenta, sin embargo, que si en los indicadores base el modo de actualización está configurado como "automático", los cambios se reflejarán en los resultados clave hijo creados a partir de este indicador base.
NOTA: Los datos de la imagen son meramente ilustrativos y no se corresponden con la realidad.
Descargar planilla de referencia de periodo - Tiene la misma función ya explicada en la opción de importación de base de indicadores.
Descargar hoja de cálculo de referencia del usuario - Tiene la misma función ya explicada en la opción de importación de base de indicadores.
Descargar planilla de referencia de la empresa - Tiene la misma función ya explicada en la opción de importación de base de indicadores.
Tiempo de práctica: importar una de las 3 opciones
Ahora que comprendes los tipos de importaciones y los pasos involucrados en el proceso, es importante realizar la importación. Independientemente de la opción elegida, el flujo es siempre el mismo: Elegir, Upload , Mapear y Preview.
Elegir - Aquí descarga la hoja de cálculo para la opción deseada, ingresa los datos en la hoja de cálculo y continúa con el siguiente paso.
Upload - Aquí cargas la hoja de cálculo del modelo en la que acaba de ingresar los datos que se importarán.
Mapear - Aquí hace coincidir las columnas que están presentes en la hoja de cálculo importada (a la izquierda) y los campos en el producto (a la derecha).
Si usó la hoja de cálculo modelo, el match ocurrirá automáticamente. Si no desea importar ninguna columna específica, haz clic en la "x" en el nombre del campo no deseado y esta información no se considerará en la importación.
Algunos campos son obligatorios por estándar (Nombre del indicador, ID del período, Dirección, Tipo de información, Peso, Objetivo, Periodicidad, Formulario de actualización y Formulario de cálculo). En este caso, no puedes continuar con el siguiente paso sin relacionarlos con las columnas identificadas en la hoja de cálculo.
Preview - aquí puedes verificar dos veces si los datos importados coinciden con las columnas correctas, así como si los campos relacionados o no en el paso de coincidencia se tienen en cuenta para el paso de importación. Si notas alguna inconsistencia, puede hacer clic en Volver y ajustar la configuración como desee.
Finalizando la importación de indicadores
Análisis del historial de importaciones
Cuando finalice la importación, será redirigido a la pantalla de historial, donde esperará a que finalice el status de su importación y cambie de "En proceso" a "Completado".
Se generará una nueva línea, con todos los datos de la importación que acabas de realizar:
Status - si está "en progreso", Elofy todavía está procesando indicadores recién importados - Si está "completado", el proceso ha terminado;
Fecha - Trae la fecha y hora de la importación;
¿Importando qué? - Cuál de las 3 opciones de importación se realizó;
Líneas no importadas - Siempre que algún indicador no sea importado, Elofy indicará el número de líneas no importadas. El número de líneas no es exactamente el mismo que el número de indicadores. Cada columna que muestra un problema en un indicador genera 1 línea no importada;
Hoja de cálculo - aquí puede descargar la hoja de cálculo con solo los indicadores que no fueron importados, ajustarlos e importar nuevamente;
Rehacer operación - después de ajustar las columnas que causaron un problema, al hacer clic en esta opción, puede volver a importar la hoja de cálculo solo para ajustar los indicadores que no se importaron.
Es importante resaltar que Elofy siempre importará los indicadores que tuvieran los datos correctos y no importará los indicadores que tuvieran datos inexactos o no según las reglas obligatorias.
Análisis del registro de errores de importación
Los logs devuelven los problemas encontrados en los indicadores que se están importando, para que el usuario pueda corregirlos.
Nombre del indicador - ¿Cuál es el nombre del indicador no importado?
ID del indicador - cual ID del indicador base no importado, ID solo aparece aquí cuando se trata de la hoja de cálculo que importa los resultados mensuales o sobrescribe los indicadores base;
Línea de hoja de cálculo - Número de líneas que dieron error en la importación de indicadores base. Cada línea corresponde a una columna del indicador;
Mensaje de error - Cuál fue exactamente el problema con la importación, más específicamente qué columnas causaron el problema.
Volver a importar una hoja de cálculo.
Después de identificar los errores en el registro, puede descargar la hoja de cálculo con los indicadores que mostraron errores, ajustarlos y hacer clic en el botón Importar para rehacer la operación.
Después de volver a importar los indicadores con problema, la columna "línea no importada" debe restablecer la información anterior y los botones para "descargar hoja de cálculo" e "importar" los datos del indicador deben permanecer desactivados.
¡Listo!
Cualquier duda, por favor póngase en contacto con nosotros, estaremos encantados de ayudar!