É importante configurar bem o Módulo Estratégia para que ela esteja alinhado ao planejamento estratégico da sua organização.
Passo 01
Acesse Configuração > Configurações de Estratégia.
Passo 02
A tela de configuração de estratégia é dividida em três partes:
a) Configurações gerais do módulo;
b) Configurações relacionadas a OKRs;
c) Configurações relacionadas a Contrato de metas.
Por isso, iremos te explicar a configurar o módulo, seguindo a divisão acima mencionada.
Configurações gerais de Estratégia
Passo 01
Em primeiro lugar, sua empresa pode ativar faixas de atingimento para as metas ou resultados-chaves, de forma global ou por meta/KR.
O que são faixas de atingimento? Limites mínimos e máximos que os colaboradores precisam seguir para que o progresso seja contabilizado. Por exemplo, uma empresa pode definir que o valor mínimo das metas é 80 e o máximo 120. Isso significa que o progresso das metas só começará a ser contabilizado, a partir do valor 80 e só vai até 120, mesmo que um funcionário consiga atingir 150.
a) Ativar faixa de atingimento global: com essa opção, você define faixas que valem para todas as metas ou resultados-chaves da empresa.
Limite inferior: Esse campo define a % mínima que a meta deve alcançar para que o valor seja considerado na régua de progresso.
Exemplo: se for colocado o valor de 80% no limite inferior e a meta só tiver atingido 40%, a régua se manterá zerada até que alcance 80%.
Limite superior: O progresso da meta só vai até o número que tiver sido colocado nesse campo como limite.
Exemplo: se for inserido o valor de 120% no limite de progresso e existir uma meta em que o objetivo é 100, se for medido 120, o indicador vai até 120%, mas se for medido 150, por exemplo, ele vai continuar só indo até 120%, mesmo que o progresso ultrapasse isso.
*A aba score que será apresentada em faixa de atingimento por meta/KR, não é apresentada na faixa global. Assim, não tem como saber, visualmente, qual o valor exato que os limites mínimos e máximos representam nas metas dos usuários.
b) Ativar faixa de atingimento por meta/resultado-chave: com essa opção ativada, você pode definir faixas de atingimento próprias para cada meta ou KR dos colaboradores.
Você pode optar entre uma régua de 03 ou 05 pontos;
É possível adaptar os pontos da régua ao processo da sua empresa;
Como funciona? Por exemplo, na régua de três pontos, temos os valores padrões de 1,2 e 3, mas se a sua empresa usa 6,9 e 12, você pode adaptar esses valores;
Os campos dos pontos só aceitam números inteiros e não aceitam símbolos como %!
Será preciso ativar a permissão de faixa por indicador, no perfil de acesso, para visualizar e/ou alterar os scores na sidebar da meta/KR. Leia mais aqui;
Diferente da faixa global, a apresentação da régua é feita por nota (score) e não por porcentagem. Assim, se a nota 01 de uma meta valer 80% e a meta se encontrar nesse valor, na régua será apresentado "score 01". Observe o exemplo abaixo:
OBS - Independente da opção escolhida, não deixe os valores em 0.00, caso contrário. os progressos das metas/KRs não serão contabilizados.
➡️ Recomendamos a leitura deste artigo aqui para você entender mais no detalhe sobre o que são e como funcionam as faixas de atingimento.
Passo 02
A segunda configuração geral do Módulo Estratégia diz respeito ao status automático dos OKRs e dos Contratos de metas.
O que é o status automático? Os status dos objetivos/contratos e dos resultados-chaves/metas são determinados pelo próprio sistema da Elofy, de acordo com o progresso registrado. Isso garante que os dados estão corretos para todos os usuários.
Os status das metas/KRs vão ser definidos, de acordo com o progresso registrado nos check-ins, considerando os intervalos numéricos de cada status, conforme será visto abaixo;
Os status dos objetivos e dos contratos vão ser definidos, de acordo com a média dos status dos KRs/metas, levando em conta o peso se houver.
Caso você não lembre, os status são os seguintes:
A plataforma vem com opções pré-definidas do status automático, conforme imagem abaixo:
Mas você pode editar a cor, nome e intervalos dos status, bem como adicionar novos status, caso entenda necessário.
Personalize a cor de cada status que você deseja que seja utilizado no Módulo Estratégia.
Defina um nome para cada status;
Estabeleça o intervalo numérico de cada status, é com base neles e no progresso registrado que a plataforma definirá os status das metas/KRs e, consequentemente, dos objetivos e contratos;
Lembramos que os status podem sofrer influência de metas parciais dentro de Contratos de metas. Com as metas parciais, os cálculos do sistema serão feitos por período.
Exemplo: Sua meta total é de 120 com periodicidade mensal e você definiu metas parciais de 10 para cada mês, sendo assim, o status irá olhar para o período para indicar se você está ou não dentro do previsto.
Mês de março com meta parcial de 10 e medição registrada de 9, o sistema atribui o status de dentro do previsto para a meta.
Por fim, é importante mencionar que a régua do progresso dos OKRs e dos Contratos com as metas refletirá a cor do status que você definiu e que a plataforma atribuiu, com base nos intervalos de cada status, desde que as faixas de atingimento por indicador não estejam ativas. Exemplo:
Cor do status configurado:
Cor da régua do progresso da meta:
Passo 03
A penúltima configuração geral do Módulo Estratégia diz respeito ao fluxo de aprovação de metas.
O que é? O workflow de aprovação serve para que os colaboradores da sua empresa possam enviar objetivos ou contratos para aprovação dos Gestores, garantindo que o planejamento esteja alinhado com a estratégia do time.
Primeiro, você ativa o workflow de aprovação de metas:
E, em seguida, a avaliação dos objetivos:
OBS - Não é necessário ativar o workflow de aprovação para incluir a etapa de avaliação de OKRs/Contratos na avaliação de desempenho.
No entanto, ao ativar a opção "avaliação de objetivos", serão exibidos dois novos status para os usuários no workflow (sem impactar na avaliação), como mostrado na imagem abaixo:
Passo 04
Por fim, antes de ir para a parte específica do Módulo Estratégia, você ativará ou não as notificações de check-ins.
Para resultados-chaves existem duas opções: check-in semanal ou mensal (que é igual ao das metas);
KRs com periodicidade semanal: Você define o dia limite semanal para o check-in dos resultados batidos na semana anterior. Os usuários irão receber uma notificação por e-mail e, caso a medição não seja feita, o sistema contará o progresso como sendo 01.
KRs com periodicidade mensal: Você define o dia limite do mês para o check-in dos resultados batidos no mês anterior. Os usuários irão receber uma notificação por e-mail e, caso a medição não seja feita, o sistema contará o progresso como sendo 01.
Para a opção mensal, ainda existe uma segunda forma de notificação que pode ser enviada antecipadamente ao dia do check-in, tanto para o responsável, como para o corresponsável do KR:
Para metas, em contratos, a lógica de notificação segue a mesma explicação dos KRs com periodicidade mensal.
Seja para KRs ou para metas, existe um tipo de notificação que pode ser ativada para ser enviada após a data limite do check-in, conforme imagem abaixo:
Após as configurações gerais do Módulo Estratégia, você irá configurar as funcionalidades específicas de OKRs e/ou de Contrato de metas, a depender do que a sua empresa tenha ativado na configuração das features na tela de ''empresa''.
Configurações de Contrato de metas
OBS - Contratos de metas utilizam o acompanhamento avançado que possuem as seguintes periodicidades: mensal, bimestral, trimestral, quadrimestral, semestral e anual.
Passo 01
Em primeiro lugar, defina o tipo de acompanhamento do progresso das metas que você quer que os colaboradores utilizem:
Progresso por meta final - os usuários só precisam cadastrar a meta final que desejam alcançar (as parciais são opcionais) e a plataforma calcula a distância em relação a esse objetivo final.
Exemplo de progresso por meta final:
Meta final - 100
Atual - 30
Progresso calculado - 30%
Progresso por meta acumulada - os usuários cadastram as metas parciais e a plataforma mostra o progresso em relação ao planejado para o período (realizado versus previsto). Além disso, é o nosso próprio sistema que calcula a meta final, com base nas parciais registradas.
Exemplo de progresso por meta acumulada:
Meta final - 100
Meta do período de maio - 30
Atual - 30
Progresso acumulado - 100% do previsto no período
Quando ativado o progresso por meta acumulada, na tela de detalhes das metas, a aba de gráfico apresentará o progresso do realizado vs previsto com os eventuais desvios de cada mês:
Veja mais sobre o funcionamento dessa tela aqui.
Passo 02
Em segundo lugar, defina se a sua empresa irá utilizar metas consolidadora e/ou compostas:
Metas consolidadoras: Meta que consolida outras metas simples. Essa abordagem permitirá que você tenha uma visão geral do progresso da meta consolidadora com base no desempenho das metas simples vinculadas.
O progresso da meta consolidadora é calculado a partir da soma ou média das metas e check-ins das metas simples.
Além disso, a meta consolidadora possui valor e check-ins
Metas compostas: Meta que será composta de metas simples, ou seja, no momento da criação da meta será possível vincular metas simples. Criar uma meta composta com metas simples vinculadas é uma abordagem útil para desdobrar grandes metas em partes menores e mais gerenciáveis.
O progresso dessa meta composta será calculado como uma média ponderada dos progressos das metas simples associadas.
Além disso, a meta composta em si não terá um valor ou check-ins, funcionando mais como um contrato ou objetivo.
Exemplo de meta composta: O contrato do Líder Paulo, do time de vendas, possui uma meta composta que se compõe das metas individuais de cada liderado. Assim, ele consegue acompanhar o progresso do time como um todo sem precisar monitorar cada meta simples individualmente.
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