Este artículo está dirigido a usuarios de los tipos administradores, gerentes y colaboradores. Para comprender más sobre los perfiles de acceso, lea aquí.

One on One es una conversación entre dos personas para abordar un tema que exige atención o incluso para tener comentarios más profundos.

Antes de programar o registrar un 1:1, debes tener un cuestionario registrado en Elofy. Haz clic aquí para saber cómo registrar una encuesta 1:1 en Elofy.

Este artículo se ha dividido en cuatro sesiones, haz clic en una de las opciones a continuación para ir directamente a lo que desea:

1 - Cómo registrar una conversación 1:1

2 - Cómo programar una conversación 1:1

3 - Otras funciones de conversación 1:1

4 - Edición de una conversación 1:1

En la primera opción, puedes registrar conversaciones 1:1 que tuvieron lugar, sin cita previa dentro de la plataforma.

Por ejemplo, si hablaste con su empleado durante el almuerzo del día anterior, puedes registrar la conversación aquí para dejar un historial de los temas tratados.

Haz clic en "+" > seleccione Conversaciones 1-1s:

Complete la información de la siguiente manera:

Una vez hecho esto, serás redirigido a la pantalla de conversación 1-1:

1. Nuestras últimas 1-1: una mirada al historial de conversaciones 1:1 que has tenido con la persona seleccionada. Están ordenados de la más nueva a la más antigua, sirviendo como un punto de referencia rápido;

2. Finalizar: cuando termines de registrar los talking points, puedes hacer clic en Finalizar para finalizar la 1:1;

3. Talking Points: los temas que forman parte del template utilizado, es posible excluir aquellos que no tienen sentido para el 1:1 y agregar nuevos puntos de los que se habló;

● Dentro de un tema de conversación, es posible incluir notas que son registros de lo que se habló en cada punto de la conversación e incluso eliminar una para escribir algo nuevo, si es necesario.

● Cuando termine de registrar un tema de conversación, marque la "marca" para completarlo.

Para el registro de un 1:1, existirá la opción de agregar planes de acción, en base a lo alineado con el otro colaborador, determinando responsables y plazos:

También tienes la opción de tomar notas complementarias sobre la conversación, como registros generales de cómo fue la 1:1. Ellas pueden ser públicas para que el otro participante las vea, o privadas para que nadie tenga acceso, incluidos su administrador o los usuarios administradores.

IMPORTANTE: Al hacer clic en Nueva+ para agregar notas sobre la conversación, por estándar la plataforma está habilitada para nota pública. ¡No olvides cambiarlo si quieres una nota privada!

*Ejemplo de cómo insertar una nota sobre la conversación - PÚBLICA

*Ejemplo de cómo insertar una nota sobre la conversación - PRIVADA

Cuando termines de registrar, haz clic en finalizar para guardar su 1:1 en el historial de conversaciones.

La programación sirve para programar futuras conversaciones dentro de la plataforma.

Haz clic en "+" > seleccione Conversaciones 1-1s:

Paso 02

Complete la información de la siguiente manera:

1. Programar la 1-1: elija la opción programar 1:1;

2. Fecha propuesta: defina la fecha en que ocurrirá;

3. Hora: define la hora en que sucederá;

4. Duración: establece cuánto durará;

5. Template: elija el template que desea crear;

6. Motivo: explique el motivo de esta conversación (opcional);

7. Usuario: define con quién será la 1:1 (solo se puede seleccionar una persona a la vez);

8. Ir a 1-1: para ir a la pantalla de detalles de la 1:1.

Al crear y pasar a tu 1:1, tendrás acceso a la pantalla en modo borrador. Este es el momento de revisar los talking points del template elegido, excluir los que no tienen sentido y agregar nuevos temas que deseas discutir con el invitado.

Una vez completada la revisión, envíe la agenda al invitado para que pueda prepararse para la 1:1.

Al enviar la agenda, el invitado recibirá un correo electrónico con la invitación de la 1:1, para que agregue la conversación en Google Agenda (o Outlook) y deje el tiempo reservado para ese momento.

Ejemplo en el calendario de Google:

Además del correo electrónico, el invitado también recibirá una notificación en la campana de notificación de Elofy y una invitación pendiente en la parte de tareas pendientes de la pantalla de inicio. En ambos casos, él puede hacer clic en la conversación 1:1.

En este punto, el invitado podrá analizar lo que quieres abordar y agregar los puntos sobre los que también quiere hablar.

Te recordamos que el participante no podrá eliminar temas agregados por ti, solo crear nuevos talking points, si así lo deseas.

Cuando finalice la revisión, aceptará la conversación 1:1.

NOTA - Si no está disponible, el invitado puede cambiar la fecha y hora de la agenda, antes de aceptar y solo en esta situación.

Paso 08

Cuando se acepta una conversación 1:1, la invitación sale de la sección general de tareas pendientes y la agenda se mostrará en la sección "conversaciones programadas esta semana", para que usted y el participante no olviden que tienen una conversación 1:1 programada.

Te recordamos que solo se mostrarán las 1:1 de esa semana. Así, si tienes una conversación para el próximo mes, por ejemplo, solo aparecerá en esta parte de la pantalla de inicio, en la semana que estaba programada.

Después de aceptar la agenda, llega el día de la conversación. Ahora, usted y el participante deben registrar notas para cada tema discutido, agregar nuevos talking points si es necesario y registrar planes de acción futuros y comentarios sobre el momento realizado.

*Las informaciones de esta pantalla sigue las explicaciones hechas en el tema "cómo registrar una conversación 1:1".

Hasta ahora, hemos explicado cómo funciona dentro de una 1:1 registrada y programada. Pero para ambos casos, hay algunas características que facilitan la conversación.

1. En el lado izquierdo de la pantalla, encontrarás el historial de todos los 1:1 ya realizados con ese usuario, desde el más reciente hasta el más antiguo.

2. En la parte central de la pantalla, encontrará los puntos de conversación cubiertos con las notas registradas. Para facilitar su análisis, puede expandir los registros para obtener una descripción general de lo que se habló.

Luego, como ya se presentó, está la parte de planes de acción y notas complementarias.

3. En lado derecho de la pantalla encontrarás la información principal sobre el 1:1 y datos sobre el participante.

En la parte de información general verás el motivo del 1:1, el estado en el que se encuentra (borrador, aceptado o completado), la fecha, hora y duración, en este último caso, solo en futuras citas.

Le recordamos que la fecha y la hora solo se pueden cambiar en las citas aún no aceptadas.

Para un 1:1, es posible agregar una etiqueta de agrupación, esto ayudará a filtrar sus conversaciones.

Otra característica importante es compartir conversaciones 1:1 con otros empleados de la empresa. Entonces, si entiendes que los temas tratados son de interés para otro usuario, puedes enviarle el registro 1:1.

También puedes vincular la conversación con una revisión de desempeño para registrar que la 1:1 se alineó con los resultados de desempeño del participante.

Si se ha enviado un youtime a la persona evaluada, es decir, un feedback final de la evaluación, se podrá visualizar en 1:1, facilitando el momento de la conversación.

NOTA: solo el gerente directo del empleado puede vincular la youtime a la conversación 1: 1 Además, en el caso de un cambio de liderazgo, el líder antiguo pierde la visibilidad del historial de youtime y el nuevo líder directo tiene esta visualización.

En la segunda pestaña, encontrarás información sobre el invitado para obtener una descripción general de los indicadores clave que respaldarán la conversación.

En esta visualización, es importante tener en cuenta dos puntos.

● Primero, los datos están directamente relacionados con las funciones activadas dentro de la plataforma. Por lo tanto, si su empresa no utiliza el módulo de PDI, esta parte no aparecerá en esta pantalla.

● En segundo lugar, para ver todos los datos de los participantes, debe tener un perfil de gerente o administrador dentro de la plataforma. Si la conversación es entre dos empleados, solo será posible acceder a OKRs públicos o compartidos e intercambiar comentarios entre los usuarios.

Los datos que podrás ver del participante son: okr's que tiene, feedback que ha recibido, los sentimientos compartidos por él, PDI e iniciativas registradas y tus notas privadas sobre el participante y no sus notas privadas.

Cuando finalice una agenda, aún podrás agregar notas a los talking points, pero no podrás eliminar o agregar nuevos temas además de los registrados.

Aún podrás crear planes de acción o editar y eliminar los existentes y también podrás editar las notas registradas, pero no podrás crear nuevas.

Independientemente de que se haya completado o no la 1:1, es posible editar las notas, planes de acción y anotaciones realizadas.

Si alguna pregunta no ha sido respondida, por favor contáctenos. Intentaremos ayudarte de la mejor manera posible.