Para realizar una encuesta o un ciclo de evaluación de desempeño, primero debemos crear un cuestionario. Mira el paso a paso de cómo crearlos!!
Este artículo está dirigido a usuarios de tipo administrador. La creación de cuestionarios está restringida a usuarios con perfil de administrador, para saber más haz clic aquí.
Paso 01
Para comenzar a crear un cuestionario, acceda a Configuración > Cuestionarios.
Paso 02
Para crear una nueva encuesta, haz clic en + Crear cuestionario:
NOTA - Para las encuestas de pulso, existe una pantalla específica para la creación del cuestionario, como se puede observar en la siguiente imagen, considerando que para este tipo de encuesta además de poder crear preguntas tipo "escala de opinión" desde cero, se puede utilice también el banco de preguntas de la plataforma. Para entender más, lea aquí.
Paso 03
El primer paso es definir el nombre del cuestionario y luego elegir para qué tipo de investigación se utilizará, ya que las opciones de pregunta cambian según la encuesta:
Investigación: este tipo de cuestionario es adecuado para cualquier encuesta estándar, como encuesta de clima, encuesta de compromiso, etc., y también para encuestas temporales y encuestas recurrentes.
Evaluaciones de desempeño: esta opción de cuestionario es específica para evaluaciones de desempeño basadas en resultados, feedback o potencial. Las evaluaciones de desempeño son una herramienta importante para conocer y medir el desempeño de los colaboradores en una organización, siendo una de las principales funcionalidades dentro de Elofy;
Encuestas: Las encuestas son encuestas rápidas, generalmente cortas y objetivas. Cuando se envían, aparecen en la pantalla "Mi Visión", justo encima de las pendencias;
You Time: You Time se utiliza para una conversación entre el colaborador y el gerente después de una evaluación de desempeño, como una especie de cierre. Es similar al 1-1, pero tiene una diferencia en el flujo ya que requiere una confirmación de recepción por parte del colaborador;
1-1: las reuniones one-on-one son conversaciones de alineación que pueden tener lugar entre gerentes y colaboradores, o entre un colaborador con otro colaborador. Es en este tipo de cuestionario que creamos los templates para las one-on-one con sus talking points apropiados;
Feedback: dentro de la feature de feedback, puedes crear sus propios templates para que las usen los colaboradores, de acuerdo con la cultura de la empresa. Sirve tanto para enviar como para solicitar feedback;
Demisión: el Cuestionario de Demisión sirve únicamente para realizar las Encuestas de Demisión, las cuales serán respondidas por la persona despedida, por el gerente responsable y/o por Recursos Humanos de la empresa.
Paso 04
Para agregar una pregunta, haga clic en "agregar pregunta".
Paso 05
Definir el tipo de pregunta es uno de los pasos más importantes en el proceso de creación de un cuestionario, porque una vez elegido el tipo de pregunta, será posible comenzar a producir las preguntas que formarán parte del cuestionario.
Cuando haga clic en "Agregar pregunta", estará disponible una lista con algunas opciones de tipo de pregunta para que elija. Como se mencionó anteriormente, las opciones que aparecerán en la lista varían según el tipo de cuestionario seleccionado.
Existen las siguientes opciones de preguntas:
Investigación: Opción única, cualitativa, rating, escala de opinión y NPS;
Investigación de Pulso: Escala de Opinión;
Evaluación del desempeño: Opción única, escala de opinión, cualitativa y objetiva;
Encuestas: opción única, calificación y NPS;
Youtime: Cualitativo;
1-1s: Talking Points;
Feedback: cualitativa;
Demisión: opción única, cualitativa, calificación y NPS.
Una guía rápida para cada tipo de pregunta:
a) Opción Única: Puedes definir y escribir las opciones que aparecerán en la regla. En este tipo de pregunta, el usuario puede elegir una de las respuestas disponibles. Los números de porcentaje junto a cada opción de respuesta indican el orden en que aparecerán dentro de la pregunta.
b) Cualitativa: Pregunta de campo abierto para que el encuestado pueda escribir su propia respuesta.
c) Rating: Es una especie de “evaluación”. En la configuración de preguntas, puedes elegir entre Estrellas (Satisfacción), Corazones (Satisfacción) y Emoticonos. El encuestado evaluará la pregunta según el tipo de calificación elegido:
Es posible elegir diferentes escalas, para las opciones de estrella y corazón, como se muestra en las siguientes imágenes:
*Ejemplo de tipo de calificación: ESTRELLA:
*Ejemplo de tipo de calificación: CORAZONES:
*Ejemplo de tipo de calificación: EMOTICONOS:
d) Preguntas NPS: Son preguntas de satisfacción para identificar a los promotores, neutrales y detractores de la empresa. Tiene las siguientes escalas: NPS 0-10, 1-10, 0-5, 1-5;
e) Escala de Opinión: Escala de acuerdo. Es posible personalizar el texto de cada cuadrante de la regla, parametrizando con las siguientes opciones: 1-4, 1-5 y 1-7;
La escala de opinión también se utiliza en el cuestionario de investigación de pulso.
NOTA - Una vez que el cuestionario está vinculado a una investigación EN CURSO, no debería ser posible cambiar el campo "Escala de los puntos de la regla". Por lo tanto, solo es posible cambiar la escala de la pregunta después de que las encuestas vinculadas al cuestionario estén en el status "Finalizado".
f) Objetiva: Las preguntas objetivas son preguntas específicas de la Evaluación del Desempeño. Funcionan de la misma manera que las preguntas de opción única, la diferencia es que se pueden definir como una regla para una evaluación de desempeño cuando necesitamos una regla diferente a la configurada en el ciclo.
La configuración es exactamente la misma que la configuración de la pregunta de opción única.
g) Talking Points: Los talking points son preguntas cualitativas específicas de los cuestionarios de 1-1. Con los temas de conversación definimos cuáles serán los temas de conversación cuando realicemos una reunión 1-1.
A pesar de aparecer en el cuestionario, los campos de categoría, orden, obligatorio, justificación y descripción de la pregunta no funcionan en el template 1:1.
Paso 06
Una vez que haya entendido cómo funcionan las preguntas que se agregarán, ahora solo siga los siguientes pasos y el cuestionario estará listo para ser utilizado en una encuesta:
Categoría: Seleccione una categoría que cubra la pregunta. La categoría sirve para segmentar el cuestionario, permitiendo una mejor visualización y organización;
NOTA - Puedes seleccionar una de las opciones existentes o crear una nueva categoría;
Orden: Se refiere a la presentación de las preguntas en la investigación;
Necesario: Al marcar esta opción, la pregunta debe ser respondida para que el usuario pueda completar la investigación;
Justificación: Para las preguntas que contienen el campo "justificación", es decir, un campo para explicar por qué el usuario seleccionó esa opción, el campo se vuelve obligatorio para los usuarios al responder la encuesta;
Descripción: Describa la pregunta, si lo deseas.
¡No olvides guardar! Una vez hecho esto, el cuestionario estará disponible en tu lista de cuestionarios y podrás editarlo cuando quieras.
Nota: Le sugerimos que no cambie un cuestionario durante una evaluación de desempeño o durante una encuesta, especialmente si ya han sido respondidas, ya que si agregamos más opciones de respuesta o si eliminamos una pregunta, por ejemplo, es posible que se pierdan algunos datos.
¡Listo!
Cualquier duda, por favor póngase en contacto con nosotros, estaremos encantados de ayudar!