Este artículo está dirigido a usuarios de tipo administrador. Solo los administradores de la empresa en la plataforma podrán configurar perfiles de acceso.
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¿Qué son los perfiles de acceso?
Ya habrás visto que todas las pantallas de Elofy cuentan con un filtro que permite hasta tres niveles de acceso: Mi Visión, Mi Equipo y Empresa.
Lo que define lo que ves cuando accedes a una pantalla, si solo una de las tres opciones o todas, está directamente relacionado con el perfil de acceso asignado a tu registro de usuario.
El Perfil de Acceso es una funcionalidad que permite a cualquier empresa definir qué grupos de personas acceden a qué y en qué nivel dentro de la plataforma, las cuales son completamente personalizables.
Cómo configurar perfiles de acceso
Paso 1
Acceda a al lado superior derecho de la pantalla y haz clic en el icono de configuración (engranaje) y luego seleccione perfiles.
Paso 2
Al acceder a la página de perfiles, serás dirigido a una página que contiene una lista de todos los perfiles existentes. Vuelva a la esquina superior derecha de la pantalla y haga clic en + Perfil.
Paso 3
Luego, aparecerán nuevos campos y deberás completarlos de la siguiente manera:
Nombre del perfil: Asigne un nombre a su nuevo perfil (por ejemplo, Colaborador, Gerente, Administrador).
Status: Elija si el nuevo perfil estará activo o inactivo. Si selecciona activo, el perfil ya estará disponible para ser seleccionado y si está inactivo, no estará disponible.
Descripción: Si lo deseas, agregue una descripción al perfil, especificando su función, papel y acceso dentro de la empresa.
Tipo profesional: El tipo profesional debe coincidir con el nivel de permiso que tendrá el usuario. Por ejemplo, si estoy creando un perfil de administrador, el tipo de trabajo debe ser "Adm. General", si es un perfil de colaborador, el tipo de trabajo debe ser "Colaborador", y así sucesivamente.
Guardar: ¡Después de llenar todo, simplemente haga clic en guardar!
Paso 4
Después de hacer clic en guardar, la plataforma lo dirige de regreso a la página donde se encuentran todos los perfiles ya creados. ¡El perfil que acabas de crear estará allí!
Ahora, debes encontrar tu perfil en la lista y hacer clic en el ícono de “editar” al final de la línea.
Paso 5
Luego de hacer clic, se abrirá la página de edición de perfil y aparecerán nuevas opciones de configuración, donde será posible definir todo lo que ese perfil puede ver y/o editar en cada área de la plataforma: OKRs, Jornada, Conversaciones, Feedbacks, Carrera , Investigación, Informes, Admin y Grupo.
Entrando en la pantalla de cualquiera de estas áreas, verás que hay varios elementos en los que puedes configurar dos opciones: ver y editar.
Si solo activas la opción "visualizar", significa que aquellas pantallas que tengan datos editables, solo podrás visualizarlas.
Si activa la opción "editar", le permite al usuario editar los campos presentes en la función en cuestión (le permite realizar acciones dentro de la feature). Cuando se activa automáticamente, el usuario también podrá "ver", incluso si no activa la opción, ya que no es posible editar sin ver sus datos.
Paso 6
En un segundo momento, definirás el nivel de acceso a los datos del grupo que tendrá el perfil que estás creando. En esta opción, le proporcionaremos al usuario el nivel de permiso dentro de la funcionalidad (cuánta información puede ver y editar).
Se muestran las opciones: Empresa, Equipos y Liderados, Liderados, Equipos Accesibles y Gerentes.
Si no haces clic en ninguna de las cinco opciones, eso significa que las personas de este grupo solo tendrán acceso al nivel "Mi Visión" en las pantallas a las que tengan acceso.
Empresa: Este campo da acceso a la información de todos los usuarios dentro de la organización.
Equipo y Liderados: Tendrás acceso a todas las personas de tu equipo (equipo vinculado a tu registro), así como acceso a la información de tus liderados directos (colaboradores con tu usuario como administrador en el registro), aunque estén vinculados a otros equipos;
Excepción: Con solo este permiso marcado, el usuario no tendrá acceso a la información de los usuarios con el tipo de puesto de gerente.
Liderados: Con este permiso, su usuario podrá visualizar toda la información de sus liderados directos (colaboradores con su usuario como administrador en el registro);
Excepción: Con solo este permiso marcado, el usuario no tendrá acceso a la información de los usuarios con el tipo de puesto de gerente.
Gerente: Con este permiso, su usuario podrá ver la información de otros usuarios con el tipo de puesto de gerente;
NOTA: Este permiso debe usarse junto con "equipo y liderados”, "liderados" o "equipos accesibles", cuando un liderado también tiene un puesto de gerente.
Equipos Accesibles: Este permiso da acceso a la información de los usuarios de otros equipos que están vinculados a su registro en la base de datos en el campo de “equipos accesibles”;
Excepción: Con solo este permiso marcado, el usuario no tendrá acceso a la información de los usuarios con el tipo de puesto de gerente.
Paso 7
En la pestaña de carrera - ciclos de revisión - hay dos opciones disponibles: empresa y business partner, como se muestra en la imagen a continuación:
Están relacionados con el acceso a la pantalla del ciclo de revisión, en carreras, y tienen información importante:
Opción "Empresa" - recomendada para usuarios administradores, ya que garantiza el acceso a todos los ciclos de revisión registrados en la plataforma, además de permitir ediciones en el campo responsable y corresponsable del ciclo de revisión. Leer más aquí;
Opción "Business Partner" - permite a los usuarios crear ciclos de revisión, pero solo tienen acceso a los ciclos creados o aquellos en los que son corresponsables. Además, en esta cualidad, un usuario no puede editar el campo asignado en la configuración del ciclo. Leer más aquí.
Importante - Si se revoca el permiso de acceso en el perfil de un usuario, en ciclos de revisión, ya sea empresa o business partner, el usuario perderá automáticamente el acceso a los ciclos de revisión y será necesario asignar nuevos responsables de los respectivos ciclos.
Paso 8
En la pestaña OKRs - Funcionalidad OKR - también es posible definir si el perfil que estamos editando puede cambiar el responsable o corresponsable de OKRs y resultados clave, haciendo clic en el icono de la herramienta, como se muestra en la imagen a continuación.
Al hacer clic en el icono, aparecerán las siguientes opciones:
Si se habilitan estas opciones, se habilitará el campo de edición de responsable y corresponsable en el detalle de objetivos y resultados clave para cambios a este perfil, como se muestra en la imagen a continuación. Puedes optar por habilitar ambos o solo uno de ellos y esta opción está disponible para todos los tipos de perfil.
Opciones deshabilitadas:
Opciones habilitadas:
NOTA: el icono de la herramienta solo aparecerá si el botón de edición está activo.
Principales perfiles de acceso de Elofy
Hay 3 tipos principales de perfiles en Elofy:
Colaborador:
Este perfil generalmente solo tiene acceso a su información personal.
En general, solo se aplican los permisos de "ver" y "editar" para este perfil.
Gerente:
Este perfil puede tener más de una modalidad:
* Gerente Inmediato:
* * Tiene acceso a su información y la de sus liderados directos (colaboradores con su nombre de usuario como gerente en el registro);
* * Este perfil generalmente solo sigue la configuración de "ver", "editar", "liderados" y "gerentes";
* Gerente de área:
* * Tiene acceso a su información, la de sus liderados directos (colaboradores con su nombre de usuario como administrador en el registro) y la de los liderados de sus liderados;
* * Este perfil generalmente sigue la configuración de “ver”, “editar”, “liderados”, “gerentes” y “equipos y liderados” o “equipos accesibles”.
* * Este perfil se utiliza para dar acceso a Heads, Directores, Gerentes Senior que deseen ver toda la estructura debajo de ellos.
Administrador:
Este perfil se utiliza para dar acceso completo a la plataforma a un colaborador.
Este perfil sigue la configuración de "ver", "editar" y "empresa".
La diferencia entre el administrador local y el general está en el nivel de acceso.
¡Listo!
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