A feature de importação tem como objetivo lhe ajudar a importar um grande volume de usuários, times ou cargos de uma só vez, através de uma planilha de excel.

O processo de preenchimento das planilhas segue a mesma lógica de criação de usuários, times ou cargos no Elofy, mas com a importação, você poupará tempo e evitará erros que podem vir acontecer no processo manual.

⚠️ Importante - Recomendamos que primeiro seja feito o cadastro (importação) dos cargos e times na plataforma, antes dos usuários, tendo em vista que será necessário o ID do cargo e time do colaborador para preenchimento na planilha de "importação de usuários".

O primeiro passo é garantir que a feature esteja ativa para a sua empresa, bem como que o usuário administrador tenha acesso a essa funcionalidade.

Acesse o menu Configurações > Perfis. Escolha o perfil administrador para ativar a funcionalidade de importação.

Na aba admin, ative as opções "visualiza e edita" para usuários, cargos, times e importação de toda a empresa.

Uma vez que esteja configurado o perfil de acesso, você pode avançar para a importação de fato.

A tela de importação pode ser acessada em times, usuários ou cargos, todas trazendo as 03 opções, por isso, apenas para exemplificar, iremos mostrar o processo pela tela de usuários.

Acesse Configurações > Usuários.

Na tela de usuários, clique no botão importar, localizado no canto superior direito.

Ao clicar no botão de importação, você terá acesso as três opções: (1) Importar ou editar usuários, (2) Importar ou editar cargos e (3) Importar ou editar times.

Independente da escolha, cada uma das três opções possui sempre planilhas modelos pré-formatadas para te ajudar no momento da importação:

Quando você subir novos usuários e depois entenda necessário alterar dados em massa, não é preciso fazer o processo manual. É só baixar a planilha de edição de usuários que ela já vai conter todas as pessoas cadastradas na plataforma. (A lógica também vale para times e cargos).

Todas as planilhas possuem notas em cada coluna explicando o que é item obrigatório ou não e como deve ser preenchido, conforme imagem abaixo:

Você vai ver, por exemplo, que quando cadastrar novos usuários, não é preciso preencher o ID do Gestor. Você vai precisar do Id do cargo e do time como obrigatórios que são encontrados nas planilhas de referência.

⚠️ IMPORTANTE - No caso da planilha de edição de usuários, por uma questão de segurança, não é possível editar o campo de login pelo processo de importação. Dessa forma, para alterar logins, entre em contato com o suporte da Elofy.

⚠️ IMPORTANTE - Nas colunas de data de admissão e desligamento, na planilha de importação de usuários, o Excel aceita apenas o formato texto, por isso, siga o passo a passo abaixo para garantir que o processo ocorra da melhor forma:

a) Caso você colete as datas de outras planilha para colar na planilha de importação de usuários, recomendamos que em uma coluna vazia, na planilha de origem, seja utilizado a fórmula =TEXTO(coluna+linha;"dd/mm/aaaa").

Após aplicação da fórmula em todas as linhas de datas (admissão ou desligamento), copie os dados da nova coluna e cole na planilha de importação, utilizando a cola por valores, conforme abaixo:

b) Mas se você for inserir as datas diretamente na planilha de importação de usuários, verifique se o formato está em texto antes de realizar a importação:

Independente da opção escolhida, o fluxo é sempre o mesmo: Escolha, Upload, Mapeando e Preview.

a) Escolha - Aqui você baixa a planilha modelo da opção desejada, insere os dados na planilha e prossegue para a próxima etapa.

b) Upload - Aqui você faz o upload da planilha modelo que acabou de inserir os dados que serão importados.

⚠️ IMPORTANTE - Para conseguir fazer o upload do arquivo de usuários é preciso que a planilha esteja com o nome Planilha_Modelo_Usuarios e o arquivo seja do tipo Planilha do Microsoft Excel (extensão .xlsx).

c) Mapeando - Aqui você faz o match entre as colunas que estão presentes na planilha (na esquerda) importada e os campos existentes no produto (na direita).

Se você usou a planilha modelo, o match ocorrerá automaticamente. Caso não deseje importar alguma coluna especifica, clique no "x" no nome do campo não desejado que esta informação não será considerada na importação.

Alguns campos são obrigatórios por padrão, neste caso, você não consegue avançar para a próxima etapa, sem relacioná-los com as colunas identificadas na planilha.

d) Preview - Aqui você pode fazer um double check se os dados importados estão batendo com as colunas corretas. Se perceber alguma inconsistência, você pode clicar em voltar e ajustar as configurações de acordo com o desejado.

Ao terminar a importação, você será redirecionado para a tela de histórico, onde irá aguardar o status da sua importação ser finalizado e ser alterado de "Em andamento" para "Concluído".

Uma nova linha será gerada, com todos os dados da importação que você acabou de realizar:

Os logs retornam os problemas encontrados nos dados que estão sendo importados, de forma que o usuário possa corrigi-los. São visualizados no log os seguintes campos:

Após identificar os erros no log, você pode baixar a planilha com os dados que apresentaram erros, ajustá-los e clicar no botão de refazer a operação.

Depois de refeita a importação dos dados com problema, a coluna "linha não importada" deve zerar a informação anterior e os botões para "baixar planilha" e "importar" devem ficar desativados.

Agora você já sabe como importar uma carga de usuários, times ou cargos na plataforma.

Qualquer dúvida, entrem em contato conosco, teremos o maior prazer em ajudar :)