Este guia foi desenvolvido para os usuários gestores entenderem como se guiar dentro do Help Desk. Dessa forma, ficará mais fácil para todos acharem os artigos que desejam, seguindo uma sequência lógica dentro da plataforma.
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🧑💻Primeiro Acesso
O primeiro passo é fazer o acesso dentro da plataforma Elofy. Para isso, você pode acessar os seguintes artigos:
🖥️ Minha Visão
Assim que entrar dentro da plataforma Elofy, você terá acesso a tela de Minha Visão que traz suas pendências, gráficos importantes, bem como o seu perfil.
😃 Termômetro de Sentimentos
Dentro da tela de Minha Visão, você também tem acesso a pesquisa de sentimentos. Trata-se de uma pesquisa diária para você e os seus liderados expressarem como andam os sentimentos, em relação ao dia a dia na empresa.
Você também pode entender como funciona o termômetro de sentimentos, assistindo ao vídeo abaixo:
💙 Mural de Elogios
Logo em seguida, você tem acesso ao Mural de Elogios.
Dentro dele, todos os membros da empresa conseguem compartilhar elogios sobre os trabalhos dos colegas, bem como ver elogios e publicações de outras pessoas. Além disso, também é possível fazer publicações que interessem toda a empresa, como eventos ou comemorações especiais.
Você também pode entender como funciona o mural de elogios, assistindo ao vídeo abaixo:
💭 Feedbacks
Outro importante módulo dentro da plataforma é o de Feedbacks que permitirá a troca entre todos os integrantes do seu time, contribuindo para o desenvolvimento de uma cultura voltada para o crescimento de todos.
👉Como utilizar o módulo Feedbacks
Recomendamos que os Feedbacks sejam partilhados, considerando 03 componentes básicos: 1 - estejam ligados a um comportamento específico, 2 - que seja possível retirar uma lição e aplicar no mundo real e 3 - sejam autênticos e bem intencionados, focado em comportamentos e não nas pessoas.
👉Como analisar o módulo Feedbacks
A plataforma também permite analisar as trocas de Feedbacks realizadas, com isso, você conseguirá acompanhar o desenvolvimento dos seus liderados. Além do histórico para consulta, você também tem acesso ao analytics e ranking de engajamento, no nível individual e do time.
Para além dos Feedbacks, o módulo também permite o registro de notas privadas que são comentários privados seus, em relação à outros colaboradores. O acesso as notas privadas está restrito apenas a você, não tendo, portanto, permissão de acesso seu Gestor e nem usuários administradores.
Você também pode entender como funciona o módulo de feedbacks, assistindo ao vídeo abaixo:
🚀 Estratégia
O módulo Estratégia te ajudará no gerenciamento das suas metas e do seu time, com mais organização, facilidade e foco na hora de atingir os objetivos do negócio.
Ele é dividido entre a metodologia OKRs e a de contrato de metas. Sua empresa pode utilizar um ou ambos, mas no geral as funcionalidades de acompanhamento se assemelham.
👉OKRs
Objetivos
Resultados-chaves
Iniciativas
No Elofy, também é possível criar iniciativas gerais que não necessariamente possuem relação com algum OKR. Lembramos que o processo de medição, segue o mesmo de iniciativas de resultados-chaves.
👉Contrato de metas
👉Workflow de envio de objetivos e contratos de metas para aprovação
Workflow de aprovação dos objetivos de liderados
👉Como visualizar os OKRs e os Contratos de metas
Após a criação dos OKR's ou do seu Contrato de metas, você pode acompanhar eles dentro da plataforma. Para isso, existem algumas funcionalidades interessantes que facilitarão a sua busca e análise.
Visualização
Ferramentas adicionais
👉Acompanhamento dos OKR's ou Contrato de metas
A feature de Estratégia também conta com um dashboard para que você possa acompanhar os seus OKRs ou o seu contrato de metas, bem como do seu time.
🗣️ 1-1's
O módulo de conversa 1:1 é uma ferramenta que vai te ajudar na relação com seus liderados, possibilitando uma melhor comunicação e convivência dentro da organização.
👉Como utilizar o módulo 1:1
Dentro da plataforma, é possível tanto registrar conversas que já tenham acontecido, como agendar novas 1:1's para alinhamento contínuo com os liderados.
👉Como visualizar as conversas 1:1
Além de manter o diálogo, também é importante manter uma análise das 1:1's realizadas. Dessa forma, será possível entender como anda o desenvolvimento dos integrantes do seu time.
Você também pode entender como funciona o módulos de 1-1s, assistindo ao vídeo abaixo:
📚 PDI
O PDI, sigla para Plano de Desenvolvimento Individual, é uma ferramenta de gestão que visa o seu crescimento e dos seus liderados. O PDI alinha a carreira de cada pessoa com as competências e cargos da empresa.
O módulo PDI ajudará a alcançar objetivos para o desenvolvimento profissional dos liderados, com iniciativas alinhadas às metas que eles possuem na empresa.
👉Como utilizar o módulo PDI
Os passos principais na hora da criação são: alinhamento com o liderado, mapeamento técnico e comportamental e estruturação de um plano de ação efetivo.
👉Como visualizar os PDI's
Depois que os seus liderados criarem os PDI's, você pode acompanhar o desenvolvimento deles e ajudar da melhor forma possível.
Você também pode entender como funciona o módulos de PDI, assistindo ao vídeo abaixo:
📝 Carreira: avaliação de desempenho, resultados e calibração, 9box e sucessão
Por fim, você tem acesso ao módulo de avaliação de desempenho, uma ferramenta essencial para medir à performance dos liderados e até mesmo identificar os novos talentos para a sucessão da empresa.
Com ela, será possível ter uma melhor visão do desempenho da sua equipe, ajudando no crescimento profissional de todos os membros do seu time.
Dentro da plataforma, o processo de avaliação possui 04 etapas essenciais: 1 - avaliação de desempenho, 2 - análise dos resultados e eventual calibração, 3 - identificação dos colaboradores na 9box e 4 - planejamento da sucessão da empresa, sendo que essa última geralmente fica à cargo apenas dos administradores.
⚙️Carreira e Ciclo de Revisão
A avaliação de desempenho pode ser realizada por até 05 critérios opcionais:
Avaliação por resultados dos colaboradores (essa etapa pode ser feita de quatro formas diferentes: por iniciativas, por OKR's, por papéis e responsabilidades ou por um questionário);
Avaliação das competências (previamente cadastradas);
Avaliação por valores (previamente cadastrados);
Avaliação por potencial (a partir de um questionário) ou
Avaliação por feedbacks (a partir de um questionário).
Caso haja a etapa de análise dos resultados por iniciativas, é preciso primeiro que os seus liderados enviem as iniciativas para avaliação.
👉Execução
Como executar a avaliação de desempenho
Após a finalização das configurações, os administradores da plataforma irão iniciá-la, liberando para que todos os participantes possam responder as avaliações. Nesse momento, você poderá aprovar ou reprovar os pares dos seus liderados, caso haja essa etapa na avaliação.
1 - Como aprovar ou reprovar a seleção de pares dos liderados
2 - Como funciona o workflow de solicitação e aprovação/reprovação de pares e/ou clientes?
3 - Como responder a uma avaliação de desempenho
📊 Resultados e Calibração
A etapa de resultados e calibração ocorre após a avaliação de desempenho já ter sido respondida e finalizada. Este é um momento em que você pode conversar com seus liderados e repensar seus critérios, sendo possível calibrar as notas, caso entenda necessário.
3 - Como acessar e interpretar os relatórios das avaliações dos seus liderados
👉Como utilizar a pesquisa de You Time
A pesquisa de You Time é um tipo de pesquisa específica para avaliação de desempenho. Ela é semelhante a uma 1-1, mas com a diferença de necessitar de uma confirmação de recebimento por parte do seu liderado.
1 - Como enviar uma You Time para liderados
9️⃣ 9box
A 9box é uma ferramenta adicional à avaliação de desempenho. Ela auxilia na análise da diferença entre a performance atual dos liderados, em comparação ao resultado esperado, alocando-os em quadrantes de uma matriz com critérios pré-definidos.
👉O que é a 9box
O primeiro passo é entender como a 9box funciona. Lembramos que a configuração da sua matriz e quadrantes fica à cargo do administrador.
👉Como utilizar os recursos da 9box
Depois de configurada, será possível utilizar a 9box da plataforma para analisar quais os profissionais que necessitam de ações de desenvolvimento ou que estejam aptos à alcançar outras posições dentro da empresa. Também é possível realizar a calibração de notas diretamente na 9box.
🤔 FAQ e Academia Elofy
Para além dos artigos que explicam sobre as funcionalidades da plataforma, você também tem acesso a duas outras pastas: FAQ e Academia Elofy.
a) FAQ Elofy - Trata-se de uma série artigos que explicam sobre temas que envolvem o uso das funcionalidades da plataforma, por exemplo:
Como transformar um arquivo csv. em uma planilha Excel
Qual a lógica de cálculo do sistema para as medições em metas e sobre o uso das faixas de atingimento
Como funciona a lógica de cálculo dos resultados da avaliação de desempenho
b) Academia Elofy - Trata-se de uma série de artigos que abordam sobre temas de gestão, metodologias aplicadas na plataforma e dicas de como aproveitar as funcionalidades ao máximo: templates de pesquisa, como engajar o time no mural de elogios e na troca de feedbacks, entre outros assuntos.
Toda semana colocamos novos artigos na academia elofy!
🆕 Como acompanhar as melhorias do produto
Estamos sempre fazendo melhorias na plataforma para tornar a sua experiência de uso ainda mais poderosa e você pode acompanhar todas as novidades dentro do próprio Elofy.
Pelo ícone do foguete, você acessa a página de 'Updates Elofy':
Na página de Updates, você pode: navegar pelos últimos comunicados, deixar feedbacks, acessar ao rodmap e até inscrever o seu e-mail para receber as atualizações na sua caixa de entrada.
E se quiser ter uma visão maior de tudo que está acontecendo e ler sobre as últimas melhorias, por módulo e por período, é só acessar a página de histórico:
Pronto!
Agora você já sabe como se guiar dentro do Help Desk 😊
Qualquer dúvida, entre em contato conosco, teremos o maior prazer em ajudar!