Este guia foi desenvolvido para os usuários administradores (key users) entenderem como se guiar dentro do Help Desk. Dessa forma, ficará mais fácil para todos acharem os artigos que desejam, seguindo uma sequência lógica dentro da plataforma.
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🧑💻Primeiro Acesso
O primeiro passo é fazer o acesso dentro da plataforma Elofy. Para isso, você pode acessar os seguintes artigos:
🖥️ Minha Visão
Assim que entrar dentro da plataforma Elofy, você terá acesso a tela de Minha Visão, que traz suas pendências, gráficos, bem como o seu perfil.
👩🔧 Configurações da Empresa
Em seguida, você pode seguir para as configurações da empresa para preparar a plataforma para os seus colaboradores.
A primeira configuração a ser feita é inserir a logomarca da sua empresa no Elofy. Dessa forma, a plataforma ficará personalizada para os seus colaboradores.
Em seguida, você irá definir os principais dados da sua empresa que irão guiar os demais módulos, bem como os colaboradores dentro da plataforma. Sendo eles:
Prazos de prontidão para sucessão: os prazos que serão utilizados para indicar em quanto tempo os colaboradores estarão prontos para determinados cargos;
Cultura da empresa: o cadastro dos valores institucionais da empresa;
Playbook de boas-vindas: o cadastro de uma mensagem que aparecerá na aba de boas-vindas da plataforma, na página "Minha Visão";
Ativação de features: a ativação de quais funcionalidades você irá querer ter dentro da plataforma para a empresa;
Notificações por e-mail: a ativação de notificações por e-mail para os seus colaboradores;
Segurança: a ativação da dupla autenticação para quando os seus colaboradores logarem dentro da plataforma, bem como a habilitação da edição dos e-mails de login, diretamente na tela de criação de usuários;
N-box: Configuração dos quadrantes da 9box;
Idiomas: a mudança do idioma da plataforma para toda empresa;
Customização de cores: Você pode mudar as cores rosa e azul da plataforma para as cores da marca da sua empresa.
Após inserir todos os dados importantes da empresa, o próximo passo é criar os perfis de acesso dos usuários. Com eles, você conseguirá definir o que os colaboradores irão visualizar e utilizar, em cada feature da plataforma.
No Elofy são utilizados três principais perfis:
Administrador: Geralmente o RH da empresa que fica responsável por toda configuração da plataforma e pela visão de toda a empresa;
Gestor: Os usuários que possuem liderados e precisa ter acesso a visão do time;
Colaborador: Os usuários que estão na base da empresa e terão acesso apenas aos próprios dados.
Definido os perfis de acesso, agora é o momento de inserir a estrutura organizacional da sua empresa, dentro da plataforma, começando pelos times que irão englobar os colaboradores.
Dentro do Elofy também é possível criar times acessíveis, por exemplo, o Gestor do time de marketing pode também ter acesso as informações do time de vendas, caso ele também faça parte da estrutura de coordenação.
Todo time possui cargos atrelados e é preciso defini-los dentro da plataforma, antes de inserir os usuários. Por isso, o segundo passo na organização da estrutura é inserir os cargos que ela possui.
Configurou a empresa, definiu os perfis de acesso e estruturou a hierarquia de organização de times e cargos? Agora é o momento de cadastrar os seus colaboradores como usuários da plataforma.
Posteriormente a criação de um usuário, você conseguirá editá-lo ou até mesmo inativá-lo, caso seja necessário.
OBS - As etapas 04, 05 e 06 podem ser feitas pela funcionalidade de importação de dados, economizando tempo e tornando o processo mais prático, leia mais aqui.
😃 Termômetro de Sentimentos
Terminada a configuração, agora você pode seguir para as funcionalidades da plataforma. Sendo a primeira, a pesquisa de sentimentos, que fica na tela de Minha Visão. Trata-se de uma pesquisa diária que ajudará os seus colaboradores a expressarem como andam os sentimentos, em relação ao dia a dia na empresa.
Você também pode entender como funciona o termômetro de sentimentos, assistindo ao vídeo abaixo:
💙 Mural de Elogios
Em segundo lugar, você tem acesso ao Mural de Elogios. Dentro dele, toda a empresa consegue compartilhar elogios sobre os trabalhos dos colegas, bem como ver elogios e publicações de outros usuários.
👉Como configurar o módulo Mural
A única configuração do Mural de elogios, para além da ativação das publicações de aniversário e da própria feature, é a criação de badges (figurinhas) customizáveis que a sua empresa pode ter na plataforma para a troca entre os colaboradores.
👉Como utilizar o módulo Mural
Depois de configurado, os seus colaboradores poderão utilizar o Mural para enviar elogios para outros pares e até para times inteiros. Além disso, também é possível fazer publicações que interessem toda a empresa, como eventos ou comemorações especiais.
Você também pode entender como funciona o mural de elogios, assistindo ao vídeo abaixo:
💭 Feedbacks
Outro importante módulo dentro da plataforma é o de Feedbacks, com ele, os colaboradores conseguirão alcançar as metas desejadas e uma alta performance, contribuindo para o desenvolvimento de uma cultura voltada para o crescimento de todos.
👉Como configurar o módulo Feedbacks
Para além da ativação da feature, é preciso lembrar que o envio de Feedbacks pode estar atrelado aos valores da empresa e, para isso, é preciso configurar quais serão utilizados na plataforma, bem como quantos poderão ser selecionados pelos usuários. Você pode voltar na etapa 02 de configurações da empresa, na parte de cultura empresarial, e relembrar o processo de criação.
Além disso, é possível cadastrar diversos tipos de templates de Feedbacks que sejam utilizados dentro da cultura da sua empresa, para uso dos colaboradores.
👉Como utilizar o módulo Feedbacks
Após criado os valores e configurado os questionários, o módulo está pronto para os seus colaboradores utilizarem.
Recomendamos que os Feedbacks sejam partilhados, considerando 03 componentes básicos: 1 - estejam ligados a um comportamento específico, 2 - que seja possível retirar uma lição e aplicar no mundo real e 3 - sejam autênticos e bem intencionados, focado em comportamentos e não nas pessoas.
👉Como analisar o módulo Feedbacks
A plataforma também permite analisar as trocas de Feedbacks realizadas, tanto para o nível dos Colaboradores, como para os Gestores e Administradores. Além do histórico para consulta, você terá acesso ao analytics e ao ranking de engajamento dos usuários.
Para além dos Feedbacks, o módulo também permite o registro de notas privadas, que são comentários privados de cada usuário, em relação a outro. O acesso fica restrito ao usuário autor, não tendo, portanto, permissão de acesso usuários Gestores e Administradores.
Você também pode entender como funciona o módulo de feedbacks, assistindo ao vídeo abaixo:
🚀 Estratégia
O módulo Estratégia te ajudará no gerenciamento das suas metas e de toda empresa, com mais organização, facilidade e foco na hora de atingir os objetivos do negócio.
Ele é dividido entre a metodologia OKRs e a de contrato de metas. Sua empresa pode utilizar um ou ambos, mas no geral as funcionalidades de acompanhamento se assemelham.
👉Como configurar o módulo de Estratégia
O primeiro passo é configurar o módulo para a empresa. Existe uma sequência que precisa ser seguida na hora da configuração:
👉Como utilizar o módulo estratégia
Depois de configurado, os seus colaboradores já podem utilizar o módulo de estratégia.
➡️Direcionadores
➡️OKRs
Objetivos
Resultados-chaves
Iniciativas
No Elofy, também é possível criar iniciativas gerais que não necessariamente possuem relação com algum OKR. Lembramos que o processo de medição, segue o mesmo de iniciativas de resultados-chaves.
➡️Contrato de metas
➡️Indicadores (resultados-chaves e metas modelos da empresa)
➡️Workflow de aprovação de objetivos e contrato de metas
👉Como visualizar os OKRs e os Contratos de metas
Após a criação dos OKR's ou do seu Contrato de metas, você pode acompanhar eles dentro da plataforma. Para isso, existem algumas funcionalidades interessantes que facilitarão a sua busca e análise.
Visualização
Ferramentas adicionais
👉Acompanhamento dos OKRs ou Contrato de metas
A feature de Estratégia também conta com um dashboard para que você possa acompanhar os seus OKRs ou o seu contrato de metas, bem como de toda a empresa.
🗣️ 1-1's
A conversa 1:1 é uma ferramenta que vai ajudar os Gestores na relação com os liderados, pois possibilita uma comunicação e convivência dentro da organização.
👉Como configurar o módulo 1:1
Para além da ativação da feature, é preciso lembrar que as conversas 1:1's podem estar atreladas a planos de ação, por isso, é preciso ativar essa funcionalidade para os colaboradores. Você pode voltar na etapa 02 de configurações da empresa, na parte de ativação de features, e relembrar o processo de configuração.
Além disso, o módulo 1:1 está associado a criação de templates de talking points, por isso, é preciso criar os questionários que serão utilizados pelos Gestores e liderados.
👉Como utilizar o módulo 1:1
Após configurado, o módulo está pronto para o uso. Dentro da plataforma, é possível tanto registrar conversas que já tenham acontecido, como agendar novas 1:1's para alinhamento contínuo.
👉Como visualizar as conversas 1:1
Além de manter o diálogo, também é importante manter uma análise das 1:1's realizadas. Dessa forma, será possível entender como anda o desenvolvimento dos colaboradores na empresa.
Você também pode entender como funciona o módulos de 1-1s, assistindo ao vídeo abaixo:
📚 PDI
O PDI, sigla para Plano de Desenvolvimento Individual, é uma ferramenta de gestão que visa o crescimento dos seus colaboradores, alinhando a carreira de cada membro com as competências e cargos da empresa.
👉Como configurar o módulo de PDI
O primeiro passo é configurar as funcionalidades do PDI, bem como criar o catálogo de iniciativas que os usuários irão utilizar como base, na hora de criar os PDI's.
👉Como utilizar o módulo PDI
Depois de configurado, os seus colaboradores já podem utilizar o módulo de PDI.
Os passos principais na hora da criação são: alinhamento com o liderado, mapeamento técnico e comportamental e estruturação de um plano de ação efetivo.
👉Como visualizar os PDI's
Depois de criado, você pode acompanhar o desenvolvimento de cada usuário e ajudar da melhor forma possível.
Você também pode entender como funciona o módulos de PDI, assistindo ao vídeo abaixo:
🔎Pesquisas
As pesquisas proporcionam um melhor nível de satisfação dos colaboradores, em relação à temas estratégicos da empresa, além de ajudar a estruturar planos de ação para resolver problemas ou melhorar o dia a dia de todos os times.
Utilize o módulo de Pesquisas e Enquetes para criar formulários customizáveis, com diferentes tipos de questões, engajando mais colaboradores e melhorando a comunicação interna.
O processo de criação de pesquisas no Elofy, segue dois passos principais: em primeiro lugar, você irá criar um questionário, e em seguida, a pesquisa desejada.
👉Pesquisa Padrão e Enquetes
As enquetes são pesquisas rápidas e curtas para aplicar com os colaboradores. Já a pesquisa padrão é a mais utilizada e a mais versátil dentro da plataforma. Você pode criar pesquisas de clima, de engajamento ou de qualquer outro tipo de assunto que necessite.
Como configurar a pesquisa
Como analisar os dados da pesquisa
👉Pesquisa de Pulso
A pesquisa de pulso possui o diferencial da automatização da frequência, ou seja, é possível definir quantas vezes ela acontecerá para os colaboradores. Outro grande diferencial é o banco de perguntas que contém 100 perguntas, desenvolvidas por um especialista da metodologia, divididas em 10 categorias de engajamento.
Como configurar a pesquisa
Como analisar os dados da pesquisa
👉Pesquisa Temporal
As pesquisas temporais são muito utilizadas para processos de onboarding, para entender como foi o primeiro contato do novo colaborador com o dia a dia na empresa.
Como configurar a pesquisa
Como analisar os dados da pesquisa
👉Pesquisa de Desligamento
A pesquisa de desligamento é um recurso importante para gerar dados relevantes e estabelecer uma cultura voltada para o diálogo, que pode contribuir para baixar a taxa de turnover da empresa.
Como configurar a pesquisa
Como responder a pesquisa
Como analisar os dados da pesquisa
📝 Carreira: avaliação de desempenho, resultados e calibração, 9box e sucessão
Por fim, você tem acesso ao módulo de avaliação de desempenho, uma ferramenta essencial para medir a efetividade do trabalho, a performance dos colaboradores e até mesmo identificar os novos talentos para a sucessão da empresa.
Com ela, será possível ter uma melhor visão do desempenho de todas as equipes, ajudando no crescimento profissional de todos os membros e no relacionamento entre os gestores e os colaboradores.
Dentro da plataforma, o processo de avaliação possui 04 processos principais: 1 - avaliação de desempenho, 2 - análise dos resultados e eventual calibração, 3 - identificação dos colaboradores na 9box e 4 - planejamento da sucessão da empresa.
⚙️Carreira e Ciclo de Revisão
A avaliação de desempenho pode ser realizada por até 05 critérios opcionais:
Avaliação por resultados dos colaboradores (essa etapa pode ser feita de quatro formas diferentes: por iniciativas, por OKR's, por papéis e responsabilidades ou por um questionário);
Avaliação das competências (previamente cadastradas);
Avaliação por valores (previamente cadastrados);
Avaliação por potencial (a partir de um questionário) ou
Avaliação por feedbacks (a partir de um questionário).
Nesta parte, você irá entender como configurar o ciclo de revisão, como configurar cada tipo de avaliação e como executar e gerenciar a avaliação de desempenho.
👉 Configurações
➡️Etapas prévias e opcionais, de acordo com a forma de avaliação da sua empresa
Etapa 01 (opcional) - Como configurar cada tipo de avaliação de desempenho
Como dito acima, as avaliações de desempenho podem ser avaliadas por cinco critérios diferentes: resultados, competências, valores, potencial e feedbacks. Cada um deles exige um tipo de configuração diferente dentro da avaliação de desempenho.
Alguns deles são configuradas previamente nas configurações da empresa, outros necessitam de um questionário para avaliação de desempenho. Vamos ver como configurar cada um dos tipos!
Etapa 02 (opcional) - Como criar e utlizar POD's/Squads para a avaliação de desempenho
A última configuração individual, antes de ir para a estruturação do ciclo de revisão, é definir se os colaboradores serão avaliados pelos gestores dos POD's ou Squads.
Os POD's/Squads são pequenos grupos de trabalho que surgem para a realização de um projeto ou função específica dentro ou à parte das equipes originais de seus membros. Quando isso ocorre, é possível definir que os integrantes do Squad serão avaliados pelo gestor e integrantes do projeto e não pela estrutura do time de origem.
1 - Como criar uma estrutura de squads
Etapa 03 (opcional) - Como cadastrar competências e comportamentos
Se a sua empresa pretende rodar uma avaliação de desempenho com a etapa de competências, é preciso, antes de tudo, cadastrar as categorias, competências e comportamentos na plataforma.
➡️Etapas obrigatórias do ciclo de revisão
Etapa 04 - Como configurar réguas para a avaliação de desempenho
Após as configurações iniciais, o próximo passo é estruturar os questionários e a régua da avaliação, onde será definida as pontuações e conceitos utilizados pela sua empresa. As réguas podem ser gerais para todos os membros ou específicas, de acordo com o cargo.
1 - Como criar uma régua para a avaliação de desempenho
2 - Como atribuir réguas específicas a cargos
Etapa 05 - Como configurar o ciclo da empresa
Para a configuração da avaliação também é importante que o ciclo da sua empresa esteja devidamente cadastrado no Elofy. Por isso, defina as informações do ciclo de revisão desejado.
Etapa 06 - Como configurar uma avaliação de desempenho
Por fim, ajuste as informações do ciclo da avaliação de desempenho, definindo o período que ele irá ocorrer, as fases que irá conter, a amplitude de avaliação, quem fará parte, entre diversas outras configurações.
1 - Como configurar uma avaliação de desempenho
2 - Como calcular as médias e definir os pesos na avaliação de desempenho
👉Execução e Gerenciamento
Etapa 01 - Como executar avaliação de desempenho
Finalizada a configuração, você poderá iniciar o ciclo, liberando para que todos os participantes possam responder as avaliações.
1 - Como iniciar uma avaliação de desempenho
2 - Como aprovar ou reprovar a seleção de pares dos liderados
3 - Como funciona o workflow de solicitação e aprovação/reprovação de pares e/ou clientes?
4 - Como responder a uma avaliação de desempenho
5 - Como atualizar o público do avaliação de desempenho
6 - Como reativar uma avaliação de desempenho no ciclo de revisão
Etapa 02 - Como gerenciar o ciclo de revisão
Após a criação e liberação, você pode gerenciar e até fazer alterações na avaliação, pela tela de gerenciamento.
Por meio dela, é possível visualizar quais etapas já foram respondidas, assim como editar os participantes, adicionando ou removendo pessoas e alterando as configurações de avaliados e avaliadores.
1 - Como gerenciar a avaliação de desempenho
📊 Resultados e Calibração
A etapa de resultados e calibração ocorre após a avaliação de desempenho ter sido respondida pelos participantes e finalizada. Esse é um momento em que você, bem como os Gestores poderão analisar os resultados de cada colaborador.
👉Como liberar a etapa de resultados e calibração
O primeiro passo é liberar a calibração dentro do ciclo.
👉Como utilizar a etapa de resultados e calibração
Estando liberada, você pode acessar os relatórios dos avaliados e calibrar as notas, caso entenda que seja necessário. Lembramos que somente as notas dadas por Gestores podem passar por essa etapa.
👉Como criar e utilizar a pesquisa de You Time
Para análise dos resultados junto ao colaborador, é possível enviar uma You Time, como uma espécie de fechamento. Ela é semelhante a uma 1-1, mas com a diferença de necessitar de uma confirmação de recebimento por parte do colaborador e ficar localizada na tela de carreira, junto às avaliações de desempenho.
1 - Como criar um questionários You Time
9️⃣ 9box
A 9box é uma ferramenta adicional à avaliação de desempenho. Ela auxilia na análise da diferença entre a performance atual de cada colaborador e o resultado esperado, alocando-os em quadrantes de uma matriz com critérios pré-definidos.
👉O que é e como configurar a 9box
O primeiro passo é entender como a 9box funciona e configurar a matriz, de acordo com as necessidades da empresa. Você pode definir quantos quadrantes ela possuirá, bem como as informações de cada um.
👉Como utilizar os recursos da 9box
Depois de configurada, será possível utilizar a 9box para analisar quais os profissionais que necessitam de ações de desenvolvimento ou quais estão aptos a alcançar outras posições dentro da empresa. Também é possível realizar a calibração de notas diretamente na 9box.
🙋♀️ Sucessão
Dentro da plataforma, você também conseguirá planejar o futuro da empresa, a partir dos resultados da avaliação, a partir do módulo de sucessão. Com os colaboradores mapeados para cargos estratégicos, ficará mais fácil tomar decisões, em situações urgentes e garantir um futuro estável para o negócio.
👉Como configurar o módulo de sucessão
Primeiro, é preciso definir os níveis de prontidão de sucessão, a sequência de cargos elegíveis e ativar os eventuais colaboradores-chaves da empresa.
👉Como atribuir pessoas para a sucessão
Depois de configurar a sucessão, você pode definir as pessoas certas para os cargos estratégicos da empresa, de acordo com o que for necessário para o futuro do negócio.
1 - Como atribuir pessoas para sucessão de cargos
2 - Como atribuir cargos de sucessão para sucessores
📈API aberta de dados
Analisar dados é uma das etapas mais importantes na estrutura do negócio e no planejamento do futuro da organização. Sendo assim, criamos a API aberta de dados para que você consiga analisar os dados que estejam cadastrados no Elofy, dentro da ferramenta de BI utilizada por sua empresa, para tornar o processo mais rápido e fácil.
Veja como no artigo abaixo:
🤔 FAQ e Academia Elofy
Para além dos artigos que explicam sobre as funcionalidades da plataforma, você também tem acesso a duas outras pastas: FAQ e Academia Elofy.
a) FAQ Elofy - Trata-se de uma série artigos que explicam sobre temas que envolvem o uso das funcionalidades da plataforma, por exemplo:
Como transformar um arquivo csv. em uma planilha Excel
Qual a lógica de cálculo do sistema para as medições em metas e sobre o uso das faixas de atingimento
Como funciona a lógica de cálculo dos resultados da avaliação de desempenho
b) Academia Elofy - Trata-se de uma série de artigos que abordam sobre temas de gestão, metodologias aplicadas na plataforma e dicas de como aproveitar as funcionalidades ao máximo: templates de pesquisa, como engajar o time no mural de elogios e na troca de feedbacks, entre outros assuntos.
Toda semana colocamos novos artigos na academia elofy!
🆕 Como acompanhar as melhorias do produto
Estamos sempre fazendo melhorias na plataforma para tornar a sua experiência de uso ainda mais poderosa e você pode acompanhar todas as novidades dentro do próprio Elofy.
Pelo ícone do foguete, você acessa a página de 'Updates Elofy':
Na página de Updates, você pode: navegar pelos últimos comunicados, deixar feedbacks, acessar ao rodmap e até inscrever o seu e-mail para receber as atualizações na sua caixa de entrada.
E se quiser ter uma visão maior de tudo que está acontecendo e ler sobre as últimas melhorias, por módulo e por período, é só acessar a página de histórico:
Pronto!
Agora você já sabe como se guiar dentro do Help Desk 😊
Qualquer dúvida, entre em contato conosco, teremos o maior prazer em ajudar!